Bergauf mit der ALPEN-Methode

Eine leicht umzusetzende Technik für die Tagesplanung ist die ALPEN-Methode. Sie stellt einen guten Einstieg für alle dar, die mit ihrem Zeit- und Aufgabenmanagement auf permanentem Kriegsfuß stehen. Die auf Lothar J. Seiwert zurückgehende Methode glänzt vor allem dadurch, dass sie sehr einfach umzusetzen ist. Zudem ist der anfallende Zeitaufwand eher gering. Schauen wir uns die einzelnen Schritte der Methode genauer an. Wer wissen will, was es mit dem Akronym „ALPEN“ auf sich hat, sollte gleich weiterlesen.

Vorgehen nach der ALPEN-Methode

„ALPEN“ setzt sich Buchstabe für Buchstabe aus den einzelnen Schritten der Methode zusammen:

• A bedeutet, dass alle Termine, Aufgaben und zu erledigende Arbeiten in einer Liste zu erfassen sind
• L bezieht sich auf die zu schätzende Länge der zuvor gesammelten Punkte
• P steht für die zusätzlich einzuplanenden Pufferzeiten
• E stellt auf die Entscheidungen ab, die im Rahmen des Priorisierens zu treffen sind
• N ist die abschließende Nachkontrolle, ob alles erledigt wurde und des Weiteren auch, inwieweit die Planung angemessen war

Hier die einzelnen Schritte im Detail:

ALPEN-Methode wie: Aufgaben und Termine erfassen

Der erste Schritt der Methode ist sicher keine große Überraschung. Zuerst werden alle für den nächsten Tag geplanten Punkte in einer Liste notiert. Also eine simple unsortierte To-do-Liste.

ALPEN-Methode wie: Länge der Aufgaben schätzen

Die erste Herausforderung. Es gilt, die benötigte Zeit für jede Aufgabe zu schätzen. Die Empfehlung lautet: realistisch zu bleiben! Dementsprechend auf keinen Fall zu knapp schätzen. Zusätzlich setzt man ein Zeitlimit für jeden der Punkte. So wird verhindert, dass man sich verzettelt und andere Arbeiten unter der verursachten Zeitknappheit leiden.

ALPEN-Methode wie: Pufferzeiten einplanen

Und schon kommt die nächste Hürde: Pufferzeiten sind ebenfalls zu berücksichtigen. Auch nicht unproblematisch. Aus diesem Grund liefert die Methode wieder eine Empfehlung: 60 Prozent sind reine Arbeitszeit; 40 Prozent „Puffer“ entfallen zu je 20 Prozent auf soziale Interaktion und andere Unwägbarkeiten. Das macht natürlich Sinn, da sich Störungen, Ausfälle von kranken Kollegen usw. nie ausschließen lassen.

ALPEN-Methode wie: Entscheidungen treffen

Bis jetzt wurde geklärt, was alles zu tun ist und welchen Zeitaufwand die einzelnen Aufgaben vermutlich benötigen. Zudem hat man auch zeitliche Obergrenzen definiert, um einzelne Punkte nicht zu Zeitfressern mutieren zu lassen.

In vielen Fällen stellt man trotzdem fest, dass der kalkulierte Zeitaufwand die verfügbare Zeit deutlich übersteigt. Was ist also zu tun? Natürlich – Prioritäten sind zu setzen! Was ist zwingend zu erledigen? Oder anders ausgedrückt: Was ist dringlich und/oder wichtig?

Weiterführende Methoden wie die ABC-Analyse oder Eisenhower-Matrix können jetzt zur Unterstützung herangezogen werden. Typische Entscheidungen könnten so aussehen:

• Aufgaben, die Zeit kosten, aber auch von jemand anderem erledigt werden können, delegiert man
• Arbeiten, die für das Team wichtig sind (das heißt: andere sind von der Erledigung abhängig) haben Vorrang
• Man verschiebt den Termin bei einem eher unwichtigen Kunden

ALPEN-Methode wie: Nachkontrolle

Am Ende des Arbeitstages wird Bilanz gezogen:

• Hat man alle Aufgaben erledigt?
• Was blieb offen?
• Unerledigtes ist in die Planung des nächsten Tages aufzunehmen!
• War die Planung angemessen beziehungsweise wo liegt Potenzial zur Verbesserung?

Die Nachkontrolle ist der letzte Schritt der ALPEN-Methode. Nichtsdestotrotz ist er von immenser Bedeutung für besseres Zeitmanagement. Die Methode kann dafür sorgen, bewusst Erfahrungswerte zu verinnerlichen.

Die Selbstreflexion im Zuge der Nachkontrolle macht uns Schritt für Schritt zu besseren Planern. In anderen Worten ausgedrückt: Die Methode ist ein fortlaufendes Schulungsprogramm für Urteilsfähigkeit sowie Zeitgefühl, was typische Handlungen in unserem Beruf angeht. Zweifelsohne sehr wertvolle Kompetenzen.

Fazit:
Stärken und Grenzen der Methode

Für alle, die bisher eher unstrukturiert ihrer Arbeit nachgegangen sind und überwiegend auf die jeweiligen akuten Ereignisse reagierten, kann die Methode großen Nutzen bringen. Die geistige Vorwegnahme der Aufgaben optimiert meistens schon die spätere Umsetzung. Es wird weniger vergessen, Effektivität und Effizienz nehmen zu. Man schult zudem Tag für Tag die eigene Urteilskraft, was das „Timing“ im Job angeht. Diese Fähigkeit wird zudem auch auf den privaten Bereich ausstrahlen.

Trotzdem ist die Methode kein Allheilmittel. Je mehr man im Beruf fremdbestimmt ist und sich äußeren Strukturen unterwerfen muss, desto weniger Nutzen ist zu erwarten. Viele Berufe zeichnen sich dadurch aus, dass es zu permanenten Störungen und Planänderungen kommt. Wer im sozialen Bereich tätig ist, weiß, wovon ich hier rede.

Aber auch in anderen Jobs herrschen Bedingungen, an denen die schönste Planung scheitern wird. Hier gilt es, situativ die richtigen Entscheidungen zu treffen und immer wieder neu zu planen und zu priorisieren. Eine Methode vom „Reißbrett“ macht in solchen Fällen wenig Sinn und kann sogar frustrieren, wenn am Schluss nichts wie geplant gelaufen ist. Hier können Wochenplanungen mehr Sinn ergeben, da sie nicht so starr sind (siehe hier).

Inwieweit die Methode geeignet ist, muss deshalb jeder anhand der individuell gegebenen Anforderungen selbst entscheiden. Ein Versuch ist die Methode allemal wert.