Eine vermüllte, unstrukturierte Dokumentenblage kostet auch im privaten Bereich Zeit, Nerven und manchmal sogar Geld. Dabei ist es mit überschaubarem Aufwand möglich, Abhilfe zu schaffen. In drei Arbeitsschritten ist die Ablage auf das Wesentliche reduziert, sinnvoll strukturiert und schließlich mit intelligentem Posteingang und Kalender zu einem aktiven und nützlichen Ordnungswerkzeug gemacht. Es wird Zeit, endlich anzufangen und den privaten Papierkram in den Griff zu bekommen!
Inhalt
Unordnung hat viele Gesichter
Wer hat schon mal eine der folgenden Situationen erlebt? Wegen eines Garantiefalls braucht man einen alten Rechnungsbeleg. Mindestens zwei Ablageordner kommen für die sich anbahnende Suchaktion infrage.
Nach gefühlt hundertmaligem Umblättern findet sich der Beleg – in einem dritten Ordner. Ein zweites Beispiel: Man schiebt die fällige Steuererklärung seit Wochen vor sich her; die Abneigung vor der Suche nach den benötigten Belegen ist einfach zu groß.
„Leute, die Dinge gerne ins Lot bringen, sind auf Unordnung angewiesen.“
William Hazlitt (1778 – 1830)
engl. Essayist
Die Beispiele stammen übrigens aus meiner eigenen Erfahrung. Zugegeben, meine Maßnahmen für mehr Ordnung und Struktur waren von eher halbherziger Natur und fruchteten nicht wirklich. Schließlich sah ich mir die Sache etwas genauer an und stellte fest, dass die private Ablage vermutlich nur bei einer Minderheit wirklich funktioniert. Warum ist das so?
In Unternehmen gibt es meist klare Regeln für die Ablage von Dokumenten. Im privaten Bereich ist demgegenüber jedem freigestellt, wie er oder sie mit dem über die Jahre anwachsenden Papierkram umgeht. Irgendwo zwischen Nachlässigkeit und mangelhafter Systematik entstehen dann typische Probleme.
Beispiele für mangelhafte Ablagesysteme
Je nach Naturell finden sich die unterschiedlichsten Varianten, um die bedruckte Flut zu bändigen:
- Chaos-maximierende Ablagesysteme die frappierende Ähnlichkeit mit dem Inhalt einer blauen Mülltonne aufweisen: Statt Ordner finden sich Schuhkartons oder Schubladen, in die alles hineingestopft wird, was sich im weitesten Sinne wie Papier anfühlt.
- Pseudo-ordentliche Dokumentenablagen mit schicken Ordnern und individualisierten Klebe-Etiketten: Außen hui innen – schon klar – ausbaufähig. Die einzelnen Ablagebereiche sind schwammig und lassen keine eindeutige Zuordnung der Dokumente zu. Die spontane Frage: „Wohin mit der Rechnung von der Autoversicherung?“ bleibt hier für immer unbeantwortet. Man sucht sich schließlich nach Zufallsprinzip einen der drei vorhandenen Ordner (Auto, Versicherungen, Rechnungen) aus.
- Ablagen mit Suchspiel „Sonstiges“: Nicht selten findet sich auch ein Ordner voller Papierkram mit der Aufschrift „Sonstiges“ oder „Diverses“, der den Charakter eines schwarzen Lochs besitzt: Was einmal in ihm landet, wird vermutlich nie wieder auftauchen. Für Menschen die Suchspiele lieben, allerdings sehr zu empfehlen.
- Konzept der „letzten Ruhestätte“: Dokumente werden abgeheftet, weil die Wohnung zu klein ist, um sie alle auf dem Boden auszubreiten oder an die Wand zu pinnen. Hauptsache ordentlich weggepackt. Das mag dem Auge schmeicheln. Aber es gilt ebenfalls aus den Augen aus dem Sinn – was ist mit den Kündigungsfristen von Abos, Mobilfunk- und Stromverträgen? Es kann ja durchaus Sinn machen, fristgerecht zu einem günstigeren Angebot zu wechseln. Viele Ablagen stellen hier keine echte Hilfe dar, weil sie verstecken, statt zu erinnern.
Wie man sieht, hat Unordnung viele Gesichter. Der gemeinsame Nenner ist, dass sie uns das Leben unnötig schwer macht.
In drei Beiträgen möchte ich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung vorstellen, die dafür sorgt, dass die private Dokumentenablage in Zukunft nicht mehr für verschwendete Lebenszeit, schlechte Laune und hohen Blutdruck steht.
Vorher muss jedoch zuerst einmal geklärt werden, was eine funktionierende Ablage im privaten Bereich überhaupt leisten soll.
Was muss eine effiziente Ablage für private Dokumente leisten?
Stellen wir uns für einen Moment eine bessere Welt vor. Eine Welt, in der wir mit allen Dokumenten und Ordnungssystemen in friedlich-harmonischer Koexistenz leben. Wie würde diese rosarote Ablagewelt wohl aussehen?
- Die Ablage ist vollständig und somit auf dem neuesten Stand.
- Nur wirklich benötigte Schriftstücke sind einsortiert. Die Ablage ist demnach schlank.
- Unsere Dokumente wären schnell mit minimalem Suchaufwand verfügbar.
- Die Ablage steht in aktivem Austausch mit dem Posteingang (Neuzugängen), dem Kalender (Fristen) und dem Papierkorb (nicht mehr benötigt).
Unter dem Strich sollen alle aufgezählten Punkte gewährleistet sein. Die Beitragsreihe zeigt, wie aus Wunschdenken Realität wird. Garantiert.
Drei Schritte zur perfekten Dokumentenablage
„Es liegt nun mal in meiner Natur, ich will lieber eine Ungerechtigkeit begehen, als Unordnung zu ertragen.“
Johann Wolfgang von Goethe
(1749 – 1832)
Das Projekt ist zu umfangreich, um es in einen Beitrag zu packen. Entsprechend gibt es drei Artikel, die in logischer Abfolge zueinanderstehen.
Schritt 1: Papierkram entmüllen und vorsortieren
Ziel soll eine schlanke funktionale Ablage sein, entsprechend bilden Ausmisten und Vorsortieren den Anfang. Einige Überlegungen vorab sorgen dafür, dass dieser Schritt zügig abgearbeitet ist – auch wenn bei manchen Dokumenten Unsicherheit darüber besteht, ob sie noch benötigt werden oder nicht.
Zum Beitrag „Wie man private Dokumente entmüllt“
Schritt 2: Intelligente Ordnerstruktur erstellen
Dass eine funktionierende private Ablage eine sehr individuelle Angelegenheit ist, berücksichtigt Beitrag Nummer zwei. Trotz Gemeinsamkeiten ist die Struktur der Ordner immer auch Ausdruck des jeweiligen Lebensentwurfs. Das Ablagesystem muss die individuellen Besonderheiten des Einzelnen und seine Beziehungen zur Welt (Familie, Arbeit etc.) vereinfacht als Ablagestruktur abbilden.
Die Struktur ist grundlegend dafür, ob wir uns zu einem späteren Zeitpunkt zurechtfinden: Nur wenn absolute Klarheit darüber herrscht, was wohin gehört, kann es später schnell gefunden werden. Sach- bzw. Untergruppen und ein Inhaltsverzeichnis sind in diesem Zusammenhang wichtige Komponenten. Wer hier seine Hausaufgaben macht, muss sich nie wieder fragen, wo „die Rechnung von der Autoversicherung“ hingehört.
Zum Beitrag „Private Ablage intelligent ordnen“
Schritt 3: Ablage als Teil eines dynamischen Systems
Zum Schluss zeigt der dritte Beitrag, wie die Ablage gepflegt bzw. auf aktuellem Stand gehalten wird. Sie muss zwingend mehr sein als nur ein Friedhof für Papierkram im A4-Format. Wird sie stattdessen zu einem „lebendigen“ System mit Zu- und Abgängen, sowie einer Erinnerungsfunktion, kann sie wirklich gute Dienste leisten. Ein geeigneter Posteingangskorb und der Austausch mit dem Terminkalender sorgen dafür.
Zum Beitrag „Private Unterlagen pflegen: Ablage aktiv nutzen“
Noch ein Tipp auf den Weg
Ich empfehle, alle drei Beiträge wenigstens zu überfliegen, bevor man loslegt. So gewinnt man eine Vorstellung vom Arbeitsaufwand und den kniffeligen Entscheidungen, denen man sich unweigerlich stellen muss. Wenigstens ein freier ungestörter Tag dürfte notwendig sein, um alles über die Bühne zu bringen und dem Papierkram Herr zu werden.
Es wird manchmal empfohlen, die Aktion zu splitten und über einen Zeitraum verteilt umzusetzen. Überzeugt hat mich diese Empfehlung nicht. Zu groß ist die Gefahr, für Wochen in einem Dokument-Durcheinander zu verweilen. Deshalb besser die Ärmel hochkrempeln und ran an den Feind.