Drei effektive Methoden gegen Prokrastination

Auf die lange Bank schieben, Aufschieberitis oder Prokrastination – egal wie man es nennt, wer zwanghaft aufschiebt, hat ein Problem. Prokrastination sorgt für ein schlechtes Gewissen, Stress und Angst. Als Konsequenzen drohen zudem ein beschädigtes Selbstwertgefühl und immer weniger Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten bis hin zur Depression. In diesem Beitrag stelle ich drei effektive Methoden gegen Prokrastination vor, die jeder leicht und erfolgreich anwenden kann.

Die lange Bank ist des Teufels liebstes Möbelstück

Trotz Leidensdruck und unzähliger Empfehlungen scheitern die meisten Hardcore-Aufschieber beim Versuch, ihre Aufschieberitis in den Griff zu bekommen. Der routinierte Aufschieber ist enorm kreativ, wenn es darum geht, sich mit Bullshit-Argumenten Absolution zu erteilen. Es gelingt ihm virtuos Überzeugungsarbeit in eigener Sache zu betreiben, um Wichtiges zu vertagen und Nebensächliches sofort zu erledigen. Außerdem ist morgen ja auch noch ein Tag.

Aber selbst wenn er zu der Einsicht gekommen ist, dass die permanente Verzögerungstaktik nur Ärger und Stress verursacht, kann von einer Problemlösung noch keine Rede sein. Prokrastination ist ein äußerst hartnäckiges über viele Jahre erlerntes Verhaltensmuster, das sich nicht einfach so ablegen lässt. Ein Sammelsurium aus Ratschlägen und guten Vorsätzen zeigt meist nicht den gewünschten Erfolg – was also tun?

Der Beitrag zeigt, wie man durch den klugen Einsatz von drei einfachen Methoden effektiv gegen Prokrastination vorgeht. Es handelt sich dabei um eine Variante der altbekannten To-do-Liste, die mit Hilfe der SMART-Methode eine Qualitätskontrolle erfährt und letztendlich durch die Pomodoro-Methode umgesetzt wird. Alle drei Techniken greifen perfekt ineinander und verstärken sich gegenseitig.

Was müssen Methoden gegen Prokrastination leisten, um zu funktionieren?

Wer zu oft Dinge aufschiebt, hat vermutlich bereits einige Anstrengungen unternommen, um das Problem in den Griff zu bekommen. Oft werden aber genau diese Anstrengungen selbst zur Prokrastination, indem stundenlang Listen geschrieben und ambitionierte Pläne gemacht werden.

Die Umsetzung der Aufgaben scheitert dann allerdings genau wie zuvor. Hiermit wären wir bei der grundlegenden Frage angekommen:

 Drei Aspekte sind von besonderer Bedeutung:

• Sie muss den Mechanismus der Prokrastination wirkungsvoll stoppen.
• Die Methode muss einfach und mit geringem Zeitaufwand umsetzbar sein.
• Sie hat einen Trainingseffekt, der für bessere Selbstorganisation sorgt.

Der erste Punkt ist natürlich elementar. Ich brauche passende Werkzeuge, die wirklich funktionieren. Um die „Passgenauigkeit“ der Werkzeuge beurteilen zu können, lohnt sich ein kurzer Blick auf den Mechanismus des Aufschiebens.

Der Mechanismus des Aufschiebens

Jedem Aufschieben liegt die gleiche Ausgangssituation zugrunde: Eine Aufgabe, die unangenehme Gefühle verursacht, ist zu erledigen. Die emotionale Bandbreite reicht dabei von Langeweile bis hin zu massiver Angst.

Prüfungsvorbereitungen, Arzttermine, berufliche Verpflichtungen oder die Besorgung eines Geburtstagsgeschenks – alles ist hier denkbar.

Meist besteht auch eine verbindliche Deadline, bis zu der die Aufgabe erledigt sein muss. Geht man den mit negativen Gefühlen verbundenen Verpflichtungen regelmäßig durch vertagen aus dem Weg, hat man ein Prokrastinations-Problem.

Die Möglichkeit, diesen Gefühlen durch Aufschieben aus dem Weg zu gehen, ist natürlich verlockend. Die besondere „Leistung“ beim Prokrastinieren ist, dass man sich mit Scheinargumenten davon überzeugt, zuerst etwas vollkommen anderes als das eigentlich Notwendige machen zu müssen.

Vermutlich war man am Vortag noch voller guter Vorsätze und hatte die richtigen Schwerpunkte gesetzt. Rückt die Aufgabe näher verändert sich wie von Zauberhand die Einschätzung von Prioritäten und zeitlicher Planung. Nebensächlichkeiten erscheinen plötzlich extrem wichtig zu sein und die verbleibenden Zeitreserven bis zur Deadline werden gnadenlos überschätzt.

Eine funktionierende Methode gegen Prokrastination sorgt für klare Prioritäten!

Wer aufschiebt, ändert mithilfe von fadenscheinigen Argumenten immer wieder seine Prioritäten. Dieses Problem löst man am besten, indem man die Prioritäten schon einige Zeit vorher schriftlich festhält. Eine simple To-do-Liste kann diesen Job übernehmen, wenn sie um eine Prioritäten-Kategorie erweitert wird.

Würden alle Aufgaben der Liste gleichberechtigt nebeneinander stehen wäre garantiert, dass chronische Aufschieber auf der Liste fröhlich hin und her springen und weniger wichtige Aufgaben als Vermeidungsstrategie missbrauchen. Welche weiteren Feinheiten zu beachten sind, findet sich im Kapitel Weniger ist mehr: reduzierte To-do-Liste.

Damit diese Liste nicht zu einer chaotischen Aufgaben-Müllkippe verkommt, sollte man sich auch Gedanken über die zugrunde liegenden Ziele machen. Dass diese Ziele erstrebenswert und realistisch sind und nicht etwa miteinander in Konflikt stehen, garantiert die sogenannte SMART-Methode. Mehr dazu im Abschnitt Qualitäts-Check: Ziele müssen SMART sein.

Eine funktionierende Methode gegen Prokrastination spart Willenskraft!

Es ist kein Zufall, dass Prokrastination besonders bei den Menschen ein Problem ist, die in hohem Maß selbstbestimmt – egal ob im Job oder privat – entscheiden können. Studenten, Journalisten und viele anderen freien Berufe sind überdurchschnittlich häufig Meister im Hinauszögern und Verschleppen wichtiger Aufgaben.

Bei ihnen fallen Entscheidungen wider besseren Wissens oft zugunsten der langen Bank aus. Wer aufschiebt, missbraucht ganz offensichtlich seine Entscheidungsfreiheit.

Es kommt erschwerend hinzu, dass das Treffen von Entscheidungen eine ziemlich anstrengende Sache ist, die unsere Willenskraft erschöpft. Aber genau diese Willenskraft brauchen wir, wenn es um die wirklich nervig-unangenehme Aufgaben und deren Erledigung geht.

Man kann gar nicht oft genug darauf hinweisen: Jede noch so kleine Entscheidung erschöpft immer auch ein klein wenig unseren Willenskraft-Muskel. Im Abschnitt Richtig loslegen: Pomodoro-Methode wird gezeigt, wie man durch klar strukturiertes Arbeiten die produktiver wird und Effizienz und Effektivität auf einen neuen Level hebt.

Eine funktionierende Methode gegen Prokrastination sorgt für sinnvolle Routinen!

Wie gezeigt wurde, ist das ständige Treffen von Entscheidungen eine heikle Sache. Natürlich müssen jeden Tag unzählige Entscheidungen getroffen werden und man kann nicht immer alles richtig machen. Für alle Situationen, die sich jedoch wiederholen oder die in ein bestimmtes Schema passen, sollte man unbedingt Standardroutinen bzw. gute Gewohnheiten einführen.

Diese sorgen dafür, dass deutlich weniger Entscheidungen getroffen werden müssen, weil es klare Regeln gibt. Wer sich z. B. konsequent an feste Essenszeiten hält, muss nicht andauernd hin und her überlegen, ob er sich bei Langeweile ein paar Schokoriegel gönnt. Das schont die Willenskraft und hilft auch ungeliebte Aufgaben leichter zu erledigen.

Was Gewohnheit ist, läuft automatisch und ohne Anstrengung – wie bei den meisten Menschen die Morgenroutine. Wer morgens tatsächlich noch darüber nachdenken muss, ob er nun duschen oder die Zähne putzen sollte, hat vermutlich Probleme die weit über Aspekte der Körperhygiene hinausgehen.

Alles was man wissen muss:
Methoden gegen Prokrastination

Mit den folgenden drei Techniken schafft man Klarheit über die eigenen Ziele und deren Umsetzung. Klarheit bedeutet zu jedem Zeitpunkt sich der Prioritäten, Aufgaben und der notwendigen Arbeitsschritte zu hundert Prozent bewusst zu sein.

Große Projekte werden in kleine und daher überschaubare Arbeitsschritte unterteilt. Dieses Wissen gibt Sicherheit und reduziert Gefühle der Überforderung und Abneigung. Zudem wird der Selbstbetrug mit Fake-Argumenten unmöglich gemacht.

Weniger ist mehr: reduzierte To-do-Liste

Prinzipiell ist es sehr zu empfehlen alle Aufgaben, die man nicht sofort erledigen kann, schriftlich zu notieren. Allerdings kommt dabei schnell eine unübersichtliche Sammlung zusammen, die alleine durch ihre schiere Masse mehr deprimiert als motiviert.

Deutlich sinnvoller ist es, außer der Gesamtliste eine Tages- und/oder Wochenplanung zu führen. Mit meiner To-do-Liste mit Priorität A-B-C sorge ich für mehr Überblick und Klarheit. Sie kann für den einzelnen Tag oder die gesamte Woche genutzt werden.

Methoden gegen Prokrastination im Steckbrief:
Die reduzierte To-do-Liste

Es sind zwei Mal Prioritäten festzulegen: Zuerst wenn es darum geht, welche Aufgaben es überhaupt auf die aktuelle Liste schaffen. Hier sollte man nicht zu optimistisch vorgehen und die Liste um jeden Preis bis in die letzte Zeile mit ambitionierten Aufgaben vollstopfen.

Das Pensum sollte einen realistischen Umfang haben, d. h. bei langjährigen Aufschiebern eher knapp ausfallen. Das soll keine Abwertung sein, aber die Erfahrung zeigt, dass überambitionierte Listen die Spezialität aller Aufschieber sind und letztendlich nur frustrieren.

Mit der Auswahl der Aufgaben sind wir noch nicht am Ende angekommen. Nun gilt es, für jede Aufgabe eine Priorität der Kategorie A, B oder C festzulegen. A lässt sich leicht bestimmen: Alles was eine zeitnahe Deadline hat und bei Nichterledigung Ärger machen würde, ist eindeutig ein A.

Für die Bewertung B oder C sieht die Sache weniger klar aus. Aber auch hier gibt es eine einfache Methode, die in 99 Prozent aller Fälle ins Schwarze trifft:

Es ist bei diesem Vorgehen kein Problem, wenn die Zuordnung von B oder C Kategorien manchmal ungenau oder sogar willkürlich wirkt. Entscheidend ist vielmehr, dass man wirkungsvoll gegen den Aufschiebe-Mechanismus vorgeht. Man lernt so, auch unangenehme Gefühle auszuhalten – für alle chronischen Aufschieber gibt es keinen wertvolleren Lerneffekt!

Was die Methode leistet

Bei einer sehr umfassenden To-do-Liste besteht für Aufschieber immer die Gefahr, dass sie sich zuerst auf die To-dos mit niedriger Priorität stürzen, um den wichtigen aber unangenehmen Aufgaben – wie gewohnt – aus dem Weg zu gehen. Die klare Nennung der Prioritäten und Auswahl der aktuell wichtigsten Aufgaben schiebt diesem Verhalten einen Riegel vor.

Qualitäts-Check: Ziele müssen SMART sein

Jede Aufgabe oder Handlung – auch die Unangenehmste – verfolgt ein ihr übergeordnetes Ziel. Was man ohne Zweck und Ziel tut, kann man sich auch gleich sparen. Ist man sich dagegen der zugrunde liegenden Ziele bewusst, fällt es leichter auch weniger spaßige Aufgaben zu erledigen.

Die SMART-Methode sorgt für klare Ziele. Es wird eindeutig festgelegt, um was es geht. Nur so kann garantiert werden, dass die Ziele überhaupt realisierbar und wirklich gewollt sind.

Methoden gegen Prokrastination im Steckbrief:
Das Akronym SMART kurzgefasst

• Die Ziele müssen spezifisch sein, d. h. eine möglichst genau Definition davon, was man erreichen will. Je genauer man das angestrebte Endergebnis darstellt, desto besser.
• Messbarkeit ist das zweite Merkmal SMARTer Ziele. Nehmen wir einmal an, man plant seine Fremdsprachenkenntnisse zu verbessern. Verbessern ist als Orientierung jedoch viel zu ungenau. Jede Woche 20 neue Vokabeln lernen oder ein konkretes Sprachniveau erreichen, sorgt für echte Messbarkeit. Nur so kann die Zielerreichung überhaupt erst kontrolliert werden.
• Ziele sollten attraktiv sein. Vielleicht nervt die Inventur oder die Teambesprechung; der Job im Großen und Ganzen sollte jedoch gewollt und somit attraktiv sein. Fehlt die Attraktivität des übergeordneten Ziels komplett, handelt es sich dabei um kein Ziel, sondern um eine Vorhölle. Man sollte sich dann besser nach einem geeigneteren Ziel umschauen.
• Die Forderung, dass Ziele realistisch sein müssen, ist zweifelsohne vernünftig. Ein unrealistisches Ziel zu verfolgen, ist pure Verschwendung von Zeit und Energie. Es wird immer wieder passieren, dass man Dinge falsch einschätzt und so zu unrealistischen Zielsetzungen gelangt. Das kann vorkommen und ist keine Schande. Die Empfehlung lautet dann: Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab! Anders formuliert: Man sollte regelmäßig prüfen, ob man hinsichtlich der verfolgten Ziele noch auf Kurs ist.
• Der letzte Punkt ist ganz besonders für alle Helden der Fristverlängerung von großer Bedeutung. Ziele sollten immer auch terminiert sein! Wann ist das konkrete Enddatum? Wird dieses Datum von mir selbst festgelegt oder ist es fremdbestimmt? Durch die Terminierung kann erst ein Zeitplan für einzelne Schritte und die wichtigen Pufferzeiten erstellt werden.

Was die Methode leistet

Sie sorgt dafür, dass man sich seine Ziele wirklich bewusst macht indem man sie aus verschiedenen Blickwinkeln hinterfragt und vor allem konkretisiert. Die SMART-Methode garantiert, dass man wirklich hinter seinen Zielen steht und dank Realitäts-Check Ziele nicht mit Wunschträumen verwechselt.

Unklare Ziele, an denen man zweifelt, zählen zu den tiefer liegenden Ursachen der Prokrastination. Die SMART-Methode schärft den Blick für diesen Problembereich und kann wertvolle Impulse für eine Neuorientierung geben. Eine ausführliche Darstellung der SMART-Methode liefert der Beitrag „Erfolgreiche Ziele sind SMARTe Ziele“.

Richtig loslegen: Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt. Er nutzte einen einfachen Küchentimer in Form einer Tomate (= ital. Pomodoro) um seiner Arbeit mehr Struktur und Produktivität zu geben. Die Methode ist ein Paradebeispiel für eine simple Technik, die wirkungsvoll Aufschieben verhindert, ja unmöglich macht.

Methoden gegen Prokrastination im Steckbrief:
Die Pomodoro-Methode

Für die Methode braucht man folgende „Ausrüstung“:

• Timer – es muss nicht zwingend eine Pomodoro sein 
• Stift
• To-do-Liste
• Blatt für Zeiterfassung
• Blatt für Notizen

Das Vorgehen – Schritt für Schritt:

1. Man wählt aus der To-do-Liste eine Aufgabe mit höchster Priorität aus. Idealtypisch eine A-Priorität aus der reduzierten To-do-Liste die am meisten Unbehagen verursacht.
2. Der Küchentimer wird auf 25 Minuten gestellt. Von nun an zählt nichts mehr als die gewählte Aufgabe!
3. 25 Minuten sind überschaubar! Schweifen die Gedanken zu einem anderen relevanten Thema ab, kann man dies auf dem bereitgelegten Blatt Papier notieren und wendet sich dann sofort wieder der eigentlichen Aufgabe zu.
4. Wenn die Uhr geklingelt hat, hakt man die absolvierte Pomodoro auf dem Zeiterfassungsblatt ab. Man hat einen Pomodoro-Block geschafft – Glückwunsch!
5. Jetzt wird erst einmal eine Pause von fünf Minuten eingelegt; nach vier Pomodori macht man eine längere Pause.

Warum schon am Vortag? Ganz einfach: Es gelingt so, die guten Vorsätze für den nächsten Tag zu konservieren. Wer aufschiebt ändert ja bekanntlicher Weise sehr schnell seine Meinung zum Thema Prioritäten 😉 Durch die klaren Vorgaben der Priorisierung vermeidet man, gleich wieder mit kreativer Aufschieberei in den neuen Tag zu starten.

Im ausführlichen Beitrag zur Pomodoro-Methode gibt es zusätzliche Tipps und auch einen Download zur Zeiterfassung.

Was die Methode leistet

Die Methode sorgt mit einfachsten Mitteln dafür, dass eine klare Arbeitsstruktur vorgegeben wird, in der hohe Aufgaben mit hoher Priorität auch wirklich an erster Stelle stehen. Die Aufgaben werden in kleine Teilaufgaben zerlegt, die weniger furchteinflößend sind.

Durch die relativ kurze Zeitspanne von 25 Minuten ist es absolut unproblematisch, dass alle anderen Tätigkeiten oder Ablenkungen in dieser Zeit vollkommen tabu sind. Eine unterbrochene Pomodoro darf nicht abgehakt werden, da man sich sonst nur in die eigene Tasche lügen würde.

Die Methode trainiert die eigene Planungsfähigkeit durch das bewusste Zerlegen großer Aufgaben in 25-minütige Blöcke. Die Dokumentation der Pomodori motiviert zusätzlich, da man so den konkreten Arbeitsfortschritt erfasst.

Methoden gegen Prokrastination die funktionieren:
Gedanken und Tipps zum Schluss

Zum Schluss noch einige allgemeine Überlegungen. Bei allen Bemühungen gegen das Aufschieben muss früher oder später Ursachenforschung betrieben werden. Besser früher! Nur so können wirkungsvolle Maßnahmen gegen das Problem gefunden werden. Liegt z. B. eine Angststörung oder ADHS vor, braucht es ärztliche Hilfe.

Die im Beitrag vorgestellten Methoden sind zwar so etwas wie universelle Waffen gegen jede Form von Aufschieberitis, da sie einfache und glasklare Vorgaben machen, die Prokrastination nicht zulassen.

Aber wir müssen realistisch bleiben. Pathologische Aufschieber sind Meister darin eine alternative Realität zu basteln, in der eigene Prioritäts-Gesetze gelten. Nur wer akzeptiert, dass er ein echtes Problem hat und dann aber auch für gezielte Veränderungen / Gegenmaßnahmen bereit ist, kann in der Zukunft die Dinge geregelt bekommen.

Noch ein Wort zur Verwendung der Pomodoro-Methode. Ich denke nicht, dass es unbedingt notwendig ist, den Rest des (Arbeits-)Lebens mit einem Küchentimer zu verbringen. Allerdings kann die Technik dabei helfen, den Teufelskreis des Aufschiebens zu durchbrechen.

Nach wenigen Wochen wird sich das Prokrastinations-Verhalten und vor allem die Konzentrationsfähigkeit dermaßen verbessert haben, dass man die Eieruhr immer öfter im Küchenschrank lassen kann 😉

Veränderungen brauchen Zeit. Man sollte nicht gleich frustriert sein, wenn die vorgestellten Methoden gegen Prokrastination nur zäh Fahrt aufnehmen. Die Techniken sind zwar einfach umsetzbar – trotzdem steckt hinter ihnen die Arbeit an einer grundlegenden Verhaltensänderung. Und die braucht nun mal ihre Zeit. Viel Erfolg dabei!

Links zu verwandten Beiträgen auf Zeitakrobat.de

• Prokrastination überwinden setzt zwingend die Analyse der zugrunde liegenden Ursachen voraus. Im Beitrag Prokrastination überwinden liegt der Fokus auf diesem Aspekt.
• In meinem Beitrag zum Thema Perfektionismus finden sich auch Bezüge zum Aufschieben. Perfektionismus sorgt nämlich für hausgemachten Druck, der wiederum Prokrastination begünstigt.
• Entscheidungen treffen kostet Kraft – konkret: Willenskraft. Der Artikel Willenskraft optimal einsetzen durch gute Gewohnheiten beschäftigt sich mit diesem Zusammenhang.
• Um die persönliche Aufschieberitis zu überwinden braucht es ohne Frage reichlich Willenskraft. Bei den 15 Übungen für mehr Willenskraft findet jeder den passenden Willenskraft-Workout.
• Was Aufschieben in unserem Kopf anrichtet und mit Ohrwürmern und Cliffhangern zu tun hat, erfährt man im Beitrag über den Zeigarnik-Effekt.
• Was man direkt erledigt, kann nicht mehr aufgeschoben werden. Zeit gewinnen mit dem Direkt-Prinzip liefert dazu weitere Informationen.