Private Ablage intelligent ordnen

Die Qualität jeder Dokumentenablage hängt davon ab, ob man sich in ihr wirklich zurechtfindet. Nur wenn absolute Klarheit über Ordnerstruktur und Ablageregeln herrscht, können alle Schriftstücke sauber eingepflegt und vor allem schnell wiedergefunden werden. Der Beitrag zeigt, wie man Schritt für Schritt eine effiziente und funktionale private Ablage erstellt und welche Fallstricke zu vermeiden sind.

Eine private Ablage die funktioniert

In diesem Beitrag geht es darum, eine funktionierende Ordnerstruktur zu entwickeln. Die privaten Dokumente wurden zuvor bereits von überflüssigem Papierkram befreit und grob nach Sachgruppen sortiert.

Ist das noch nicht geschehen, sollte man den Beitrag (Link einfügen) lesen und erst einmal den Blätterwald ordentlich ausdünnen. Schließlich will man sich keine unnötige Ablagearbeit mit überflüssigen Dokumenten machen.

Was die private Ablage leisten muss

Die Ablage von Dokumenten im privaten Bereich muss vor allem zwei Dinge leisten. Erstens muss jedes Schriftstück einen klar definierten Platz zugewiesen bekommen. Zweitens muss ein bereits abgelegtes Dokument mit minimalem Zeitaufwand wiederzufinden sein.

Alle Schriftstücke benötigen demnach eine schlüssige Systematik zwecks zweifelsfreier Zuordnung. Jeder kennt die typischen Bereiche wie Rechnungen, Versicherungen oder Auto, in denen die jeweiligen Schriftstücke abgelegt werden.

Allerdings ist zu bedenken, dass die private Ablage von Dokumenten eine sehr individuelle Angelegenheit ist. Die Ordnerstruktur stellt eine vereinfachte Abbildung des jeweiligen Lebensentwurfs dar. Je nach Anzahl der Personen im Haushalt variiert der Umfang deutlich. Unterschiedliche Interessen und Vorlieben führen zu gänzlich unterschiedlichen Ordnertypen und Unterteilungen.

Schritt für Schritt:
Die perfekte individuelle Ablagestruktur

All das ist zu berücksichtigen. Es macht deshalb wenig Sinn, sich sklavisch an pauschalisierte Empfehlungen zur „perfekten“ Strukturierung der Ordner zu klammern. Es gilt vielmehr, sich die eigene Lebensrealität bewusst zu machen und diese dann in eine zweckmäßige und vor allem funktionierende Struktur zu übersetzen. Folgende Arbeitsschritte sind vorzunehmen:

  1. Sachgruppen erstellen
  2. Anzahl der Ordner festlegen

  3. Sachgruppen den Ordnern zuweisen

  4. Wegweisersystem:
    • Beschriftung
    • Inhaltsverzeichnis
    • Ablage-Regeln

Sachgruppen erstellen

Im privaten Bereich ist es nicht notwendig, aus der Sortierung von Dokumenten eine Raketenwissenschaft zu machen. Wichtig ist, dass es überhaupt eine Sortierung gibt, die ihren Namen auch tatsächlich verdient hat.

Sortierung ist Ausdruck von Ordnung. Damit man aber überhaupt sortieren kann, braucht es Merkmale zur Unterscheidung und Abgrenzung. Ein typisches Merkmal ist der Dokumententyp; entsprechend prangen auf vielen Ordnerrücken Begriffe wie Rechnungen, Urkunden und Bedienungsanleitungen.

Um solche  Sachgruppen zu erstellen, wird neben dem Dokumententyp ebenfalls gerne auf relevante Lebensbereiche oder Konsumaspekte zurückgegriffen. Auto, Wohnen und Bank sind typische Vertreter. Dass hier zwei völlig unterschiedliche Konzepte parallel genutzt werden, bringt natürlich Unsicherheiten mit sich.

Wo lege ich die Rechnung von der KFZ-Versicherung denn nun ab? Wegen des überschaubaren Umfangs unserer heimischen Ablage lassen sich solche Unklarheiten zum Glück leicht kompensieren. Dazu später mehr.

Hohe Stapel sind ein Warnsignal!

Für „intelligente“ Sachgruppen gilt: Sie müssen übersichtlich sein. Wenn bei der ersten groben Sortierung der Unterlagen besonders hohe Papierstapel entstehen, gilt es genauer hinzuschauen und Untergruppen zu bilden. Wichtig ist, dass sich dafür geeignete Unterscheidungsmerkmale finden lassen.

Ein einfaches Beispiel: Über das Jahr fallen Unmengen an Rechnungen an, die oft auch für Garantieansprüche wichtig sind. Bereits die hinzugefügten Untergruppen „Wohnen“, „Elektronik“ und „Auto“ sorgen für deutlich mehr Übersicht.

Alle Dokumente werden chronologisch geordnet und zusätzlich in der rechten oberen Ecke mit einem „Verfallsdatum“ versehen. Das Verfall- oder Ablaufdatum gibt an, wann ein bestimmtes Schriftstück aus der Ablage entfernt und entsorgt werden darf. Dieses Datum ergibt sich entweder aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder z. B. Garantie- und Gewährleistungsansprüchen.

Anzahl und Qualität der benötigten Ordner

Wie viele Ordner braucht man überhaupt? Es ist nicht sinnvoll, die Ordner bis an ihr Limit vollzustopfen. Es braucht natürlich noch Platz für weitere Dokumente. Auch das Handling profitiert, wenn die Ordner nicht bleischwer sind.

Ordner maximal 50 bis 70 Prozent auslasten!

Optimal ist es, die Ordner zwischen 50 und 70 Prozent ihrer maximalen Kapazität zu füllen. Das Umblättern wird dann nicht zu einem Geduldsspiel und die Mechanik des Ordners leidet weniger.

So werden Zeit und Nerven geschont. Mit dieser Vorgabe (50-70 Prozent Füllung) und den bereits vorhandenen Unterlagen lässt sich die benötigte Anzahl recht gut abschätzen.

A4-Ordner gibt es im Discounter oft als preiswerte Aktionsware. Hinsichtlich Verarbeitungsqualität und Langlebigkeit kann es trotzdem sinnvoll sein, namhafte Hersteller vorzuziehen.

Sachgruppen auf die Ordner Verteilen

Um die Anzahl der Ordner in einem überschaubaren Rahmen zu halten ist es empfehlenswert mehrere Sachgruppen in einem Ordner zusammenzufassen – solange dieser nicht aus allen Nähten platzt! Am Beispiel des Themenkomplexes Beruf und Ausbildung möchte ich das verdeutlichen.

  • Beruf und Ausbildung
    • Aus- und Fortbildung 
      • Abschlusszeugnisse (Schule, Uni oder sonst. Ausbildungen)
      • Fortbildungen (Schulungen intern/extern, Bildungsurlaub)
      • (…)
    • Frühere Beschäftigungen
      • alte Arbeitsverträge
      • Kündigungen
      • (…)
    • Aktueller Job
      • Arbeitsvertrag
      • Gehaltsnachweise (letzte 3 bis max. 12 Monate)
      • (…)
    • Nebentätigkeiten
      • Verträge
      • 400,- Euro Tätigkeit
      • Freiberuf / Honorartätigkeit

Das Beispiel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Vorteile sind jedoch offensichtlich. Obwohl ein relativ weites Feld (Arbeit im weitesten Sinne) im Ordner zusammengefasst ist, besteht eine klare Gliederung in Untergruppen. So ist schnelles Auffinden der Dokumente kein Problem mehr.

Wegweiser: Beschriftung, Inhaltsverzeichnis und Ablageregeln

Damit die Orientierung mit Sicherheit funktioniert, sind drei weitere „Wegweiser“ notwendig.

  • Beschriftung Ordnerrücken: Natürlich muss jeder Ordnerrücken mit einer klaren Beschriftung versehen sein, die alle Sachgruppen nennt. Aus dem zuvor genannten Beispiel entspräche das den gefetteten Punkten der Gliederung.
  • Inhaltsverzeichnis: Vergleichbar mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buchs erhält auch jeder Ablageordner ein solches. Es enthält zusätzlich die nächsttiefere Gliederungsebene aus dem vorangegangenen Beispiel Beruf und Ausbildung.
  • Ablageregeln: Jetzt wird es spannend! Es gibt für jeden Ordner noch ein weiteres „Orientierungs-Blatt“ – die sogenannten Ablageregeln. Hier werden alle Fälle, in denen man sich unsicher war (!) oder irgendwann sein wird, dokumentiert. Das nächste Beispiel verdeutlicht, wie dieses Instrument anzuwenden ist.

Typische Ablagefehler

So weit, so unspektakulär – möchte man meinen. Allerdings ist die Sache nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint, was durch lange Suchaktionen in scheinbar perfekt gegliederten Ablagen immer wieder bestätigt wird. Welche typischen Fehler gilt es zu vermeiden?

Schwammige Sachgruppen:
„Die Rechnung von der Autoversicherung“

Immer wieder hält man Schriftstücke in der Hand, die mehrere Merkmale aufweisen und demnach auch in verschiedene Sachgruppen passen könnten. Eine Rechnung, die für die KFZ-Versicherung fällig ist, hat drei Merkmale, die sie theoretisch für drei verschiedene Ablage-Kategorien (Auto, Rechnungen, Versicherungen) geeignet erscheinen lassen. Was soll man in so einem Fall tun?

  1. Man legt die Rechnung ganz spontan nach Gefühl ab.
  2. Man macht zwei Kopien und heftet in jedem der Ordner ein Exemplar ab. Wo das Original landen soll bereitet weiterhin Kopfzerbrechen.
  3. Man trifft eine bewusste Entscheidung, welche Kategorie am besten passt. Diese Entscheidung wird dokumentiert.

Alle drei Varianten sind gangbare Lösungen, sinnvoll ist allerdings nur Nummer drei. Vorschlag eins ist das was immer wieder passiert. Zuerst kostet es Zeit, überhaupt eine Entscheidung für einen der drei Ablageplätze zu finden. Und wenn man später ein Dokument sucht, ist es meist nicht in dem Ordner, den man gerade in den Händen hält.

Man sollte sich nicht zu lange Gedanken machen, was denn nun der richtige Ablageplatz für unsere Beispielrechnung ist. Speziell beim Autoverkauf will man vermutlich alles an einem Platz haben. Nehmen wir deshalb an, die Rechnung landet im Auto-Ordner. Anschließend notiert man sowohl im Rechnungs- als auch im Versicherungsordner „Rechnungen PKW: Auto-Ordner“ – fertig!

Natürlich kann es immer noch passieren, dass man zuerst zum falschen Ordner greift. Man hat dann allerdings sofort den Hinweis auf den richtigen Ablageort verfügbar. Kein Blättern in bis zu drei Ordnern mehr; eine deutliche Verbesserung, wie ich finde.

Der Klassiker: „Sonstiges“ und „Diverses“

Unbedingt zu vermeiden sind Sammelordner, in denen „der Rest“ d. h. alles mögliche verschwindet – und garantiert nie wieder auftaucht! In solchen Fällen sollte man sich gut überlegen, ob das Dokument wirklich noch gebraucht wird.

Für den Fall, dass es zu einem bestimmten Termin verfügbar sein muss, kann es in einer Mappe mit alphabetischer Sortierung (Amazon) unter dem passenden Buchstaben untergebracht werden.

Sofort danach trägt man eine Erinnerung plus Ablageplatz in den Terminkalender ein. Egal was man letztendlich damit anstellt: Alles ist besser als ein Ordner „Sonstiges“.

Eine Ablage wie ein Friedhof

Der letzte Fehler, den ich ansprechen möchte, bezieht sich auf die Nutzung des Ablagesystems. Es bringt wenig, wenn es nicht aktiv genutzt und gepflegt wird. Natürlich ist es frustrierend, wenn man nur alle Jubeljahre – vielleicht weil man im Papier zu ersticken droht – die Ablage einer Generalüberholung unterzieht.

Dabei ist es ziemlich einfach, das System aktuell zu halten. Und nebenbei großen Nutzen daraus zu ziehen. Es gilt, sowohl die Neuzugänge aus dem „Posteingang“ der Ablage zuzuführen, als auch mindestens einmal pro Jahr die veralteten Dokumente zu entfernen.

Nebenbei werden wir zusätzlich an wichtige Kündigungsfristen erinnert. Wie mit wenig Zeitaufwand eine lebendige Ablage umsetzbar ist, wird im nächsten Beitrag behandelt.