Wer kennt diese Situation: Die häusliche Büro-Ecke gleicht einem chaotischen Schlachtfeld. Der Schreibtisch beherbergt ein Sammelsurium aus Zetteln, Dokumenten und so ziemlich allem, was irgendwie mit „Office“ zu tun hat. Nicht wirklich optimale Rahmenbedingungen für produktives Arbeiten. Höchste Zeit, mit einer Reihe einfacher Schritte Ordnung im Home Office zu schaffen. Der Beitrag zeigt, wie es funktioniert.
Inhalt
Ordnung im Home Office:
Vom Horror zum Home Office
Die meisten von uns dürften auch zu Hause einen Bereich haben, der im weitesten Sinne unter dem Zeichen der Arbeit steht. Dabei reicht die Bandbreite von Selbstständigen, die einen mehr oder weniger großen Teil ihres Jobs zu Hause ausüben, bis hin zu dem üblichen unvermeidbaren Papierkram den jeder erledigen muss. Auch bieten immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitern an, die Arbeit zu einem Teil in den heimischen vier Wänden zu erledigen.
Zugegeben – es braucht heute keine monströsen Aktenschränke und klobige Schreibmaschinen mehr. Viele Dokumente liegen nur noch in digitaler Form vor. Insofern reicht in vielen Fällen schon eine kleine Arbeitsecke vollkommen aus. Aber obwohl inzwischen ein großer Teil der privaten und beruflichen Aufgaben mit elektronischen Helferlein vereinfacht wird, ist das papierlose Büro noch weit davon entfernt, sich wirklich umfassend durchzusetzen. Die Realität sieht so aus, dass sich die analoge Papierwelt noch für ein Weilchen den Schreibtisch mit Notebook, Tablett und Co. teilen wird.
Chaos regiert
Letzter Aspekt bedeutet allerdings nicht automatisch, dass sich auf dem Schreibtisch das Beste aus beiden Welten versammelt um uns beim Job superheldenmäßig unter die Arme zu greifen. Drucker, Scanner, Notebooks und diverse Gadgets führen einen erbitterten Kampf um Steckdosen und jeden noch so kleinen Quadratzentimeter Schreibtischfläche. Und da – wie bereits gesagt – der Abschied vom Papier noch auf unbestimmte Zeit verschoben ist, kommen noch jede Menge Post-its, Dokumente und Utensilien aus der Analog-Mottenkiste dazu.
Wohin mit Tackern, Lochern, Briefumschlägen und dem ganzen Zeugs? Wenn der Schreibtisch immer mehr einem Schlachtfeld ähnelt, leidet die Produktivität. Es fällt immer schwerer, in so einem Wust den Überblick zu behalten und entsprechend leidet die Produktivität. Typische Baustellen eines schlecht organisierten Arbeitsplatzes sind:
- Allerorts kreatives Stapelchaos: Papiere türmen sich, ohne dass man wirklich von einem System sprechen kann.
- Auch Arbeitsmaterialien wie Papier, Klarsichthüllen und Trennblätter machen es sich in übereinanderliegenden Schichten gemütlich. Deren Limit ist zwar nicht der Himmel, aber mindestens die Höhe der Schublade oder der Aufbewahrungsbox.
- An allen möglichen und unmöglichen Stellen kleben Notizzettel mit To-dos, Telefonnummern und Passwörtern.
- Die Ablage definiert sich dadurch, dass an einer beliebigen Stelle etwas abgelegt wird.
- Es gibt keine oder nur wenige Standards für typische Arbeitssituationen. Dokumente werden abgeheftet, wenn Papierstapel instabil werden und zu kippen drohen. Ablageordner haben kein klares System.
Abhilfe schaffen
Unter solchen Bedingungen wird jede Menge Zeit durch unnötiges Suchen verschwendet. Zudem wird der Arbeitsfluss gestört, was auf Kosten von Konzentration und Motivation geht. Das Durcheinander wird immer, bewusst oder unbewusst, wahrgenommen und sorgt für ein Gefühl zunehmenden Kontrollverlustes bis hin zum Burn-out-Syndrom. Höchste Zeit, Abhilfe zu schaffen! Die folgenden Schritte sollen dabei zweierlei leisten:
- Das Chaos beseitigen.
- Verhindern, dass es zurückkehrt.
Unser Ziel ist nicht, die ultimative Aufräumroutine zu finden, sondern einen aufgeräumt-funktionalen Home Office Platz zu schaffen, der gegen alle Vermüllungstendenzen immun ist. Prinzipiell lassen sich die Ratschläge auch auf den Arbeitsbereich im klassischen Büro gewinnbringend übertragen – soweit es die Vorgesetzten zulassen. Demgegenüber bietet der Schreibtisch im privaten Bereich völlige Gestaltungsfreiheit. Sozusagen die positive Kehrseite der Freiheit, die zuvor das Einfallstor für Unordnung und Desorganisation war.
12 Schritte für Ordnung im Home Office
Als Vorgeschmack ein Bild von meinem privaten Arbeitsbereich. Leider hatte ich im Vorfeld kein Foto gemacht; der Tisch war mit Lautsprecherboxen, einer Handyablage und noch diversem anderen Plunder „dekoriert“. Zusätzlich lag noch eine Mappe mit unerledigtem Papierkram auf oder neben dem Tisch. Die Neustrukturierung sorgte tatsächlich für ein gänzlich neues und besseres Arbeitsgefühl.
Unter dem Strich sollen Zeit und Platz besser genutzt werden. Der Schreibtisch ist immer zu einem gewissen Teil ein Spiegelbild unseres Geistes. Im Umkehrschluss sorgen die folgenden Maßnahmen auch für einen freien Kopf und weniger Stress, was nicht unerheblich zu mehr Motivation und Spaß an der Arbeit beiträgt. Genug geredet; die folgenden Schritte sorgen für echte und nachhaltige Veränderung.
Schritt Nr. 1:
Mission „Ordnung im Home Office“ – Bestandsaufnahme
Zuerst tritt man innerlich und physisch einen Schritt zurück: In welchem Zustand präsentiert sich die Wirkstätte? Vermutlich ist es kein besonders einladender Anblick, der vor allem durch sein – formulieren wir es einmal positiv – Optimierungspotenzial beeindruckt. Nun ist der ideale Zeitpunkt um ein Foto von dem ganzen Elend zu machen; sind die einzelnen Schritte abgearbeitet, kann man sich auch noch im Nachhinein gruseln 😉
Bereits jetzt sollte man sich die Frage nach den wichtigsten Gegenständen auf dem Schreibtisch stellen. Absolut unvermeidlich sind in der Regel nur der Computer und eine Schreibtischlampe. Stifte, Grünpflanzen und alle Formen von USB-Gadgets müssen nicht zwingend auf dem Tisch eine dauerhafte Versammlung abhalten. Deshalb erst einmal den ganzen Plunder beiseiteschaffen. Auch eine gute Gelegenheit mit einem feuchten Tuch für Sauberkeit zu sorgen.
Schritt Nr. 2:
(Fast) alles muss raus – radikal entmüllen
Zwar hat der Schreibtisch nun fast eine als jungfräuliche zu bezeichnende Anmutung. Auf dem Boden und der näheren Umgebung hat sich allerdings jede Menge Papier und Gerät angesammelt. Es ist an der Zeit, ernsthaft die Bestände auszudünnen! Bei wenig Platz ist es hilfreich, alles in eine oder mehrere Kisten zu packen und in einem anderen Raum mit dem Aussortieren zu beginnen.
Vor allem Zeitschriften und Werbung sollte der sprichwörtlich kurze Prozess gemacht werden. Auf keinen Fall darf man sich jetzt dazu verleiten lassen, in Magazinen und Fachzeitschriften zu lesen. Die Gefahr, dass man „hängen“ bleibt und das eigentliche Ziel aus den Augen verliert, ist zu groß. Für das Entmüllen braucht es drei Behälter: Der Erste ist für die Dinge, die zweifelsfrei auch in Zukunft benötigt werden. Der Zweite ist für alles, was getrost entsorgt werden kann.
Mit dem Dritten hat es dagegen eine besondere Bewandtnis: Hier landen alle „Wackelkandidaten“, d. h. immer, wenn man sich nicht sicher ist, ob der Gegenstand vielleicht doch noch gebraucht wird. Entscheiden ist nun mal eine anstrengende und oft auch zeitaufwendige Tätigkeit. So kann man der Sache etwas den Druck nehmen. In Punkt 7 werde ich auf diesen Aspekt noch mal zu sprechen kommen.
Schritt Nr. 3:
Weniger ist mehr – Minimalismus auf dem Tisch
Auf dem Schreibtisch selbst erhalten nur die absolut notwendigen Arbeitsmittel einen Stammplatz. Alles andere sollte einen festen Platz in Schubladen, Boxen oder Ordnern finden. Natürlich drängt sich nun die Frage auf, was unter absolut notwendig zu verstehen ist. An sich liegt es natürlich im Auge des Betrachters; was für den einen als unverzichtbar erscheint, ist für den anderen vielleicht eher nebensächlich. Um der individuellen Subjektivität wenigstens etwas den Wind aus den Segeln zu nehmen, möchte ich zwei Bewertungskriterien vorschlagen.
Das erste Kriterium sollte jedem einleuchten. Alles, was bei nahezu jedem Arbeitseinsatz Verwendung findet und mehr oder weniger fest installiert ist, sollte einen permanenten Platz auf dem Schreibtisch erhalten. Es macht offensichtlich wenig Sinn, eine Lampe oder Monitor nach beendeter Arbeit zu entfernen. Die rote Karte bekommen dagegen Post-its und Ordnungshelferlein für Stifte gezeigt.
Solange man kein professioneller Zeichner ist, gehören Stifte, Radiergummis und Kleinteile in eine geeignete Box. Diese verschwindet in einer gut erreichbaren Schublade. Es macht einfach keinen Sinn, wenn man in der Regel nur hin und wieder einen Stift oder Marker verwendet trotzdem alle Schreibutensilien durchgehend auf dem Tisch zu parken. Außer dass sie Platz fressen und einstauben, bringen sie nur wenig Nutzen; also weg damit!
Kriterium Nummer zwei lautet deshalb: Alles, was nicht permanent benutzt wird, hat nichts auf dem Tisch verloren. Schubladen in einem Schrank oder Rollcontainer sind für diese Dinge die sinnvollere Lösung. So sind sie trotzdem schnell verfügbar, stören aber nicht bei der Arbeit. Was all die netten Dinge angeht, die mit der Arbeit rein gar nichts zu tun haben, aber trotzdem auf den meisten deutschen Schreibtischen zu finden sind: Auch wenn es vom Platz her kein Problem ist, stellen alle „Fremdkörper“ eine potenzielle Quelle der Ablenkung dar. Besser weg damit.
Schritt Nr. 4:
Nicht gerade stylish aber funktional – Rollcontainer nutzen
Eines ist klar: Die ganzen Dinge, die in Zukunft vom Schreibtisch verbannt sind, müssen irgendwo unterkommen. Ideal dafür sind Rollcontainer mit vier bis fünf Schubladen. Falls kleine Kinder mit großem Entdeckerdrang im Haus leben, macht es zudem Sinn, wenn der Container abschließbar ist. Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilität: Falls man den häuslichen Arbeitsplatz einmal verlegen muss, z. B. wegen Renovierungsarbeiten oder anderen Störfaktoren, ist so schnell der Raum zu wechseln – ideal in Kombination mit einem Notebook oder Tablett.
Schritt Nr. 5:
Feste „Adressen“ vergeben – alles hat seinen Platz
Generell gilt, dass alle Utensilien die mit der Arbeit zusammenhängen, einen festen Platz zugewiesen bekommen. Es darf sich niemals die Frage stellen, wo Druckerpapier, Briefumschläge oder der Locher sich gerade versteckt haben. Feste „Adressen“ für wirklich jedes Ding sind absolut verbindlich!
Schritt Nr. 6:
Schluss mit dem Turmbau! Stapelverbot
Eine andere Unsitte ist das Stapeln von Dokumenten auf mehr oder weniger unkontrollierten Papierbergen, die sich aus allem möglichen von Werbebroschüren bis zu wichtigen Dokumenten zusammensetzen. Diese Gewächse sind letztendlich nichts anderes als der Ausdruck fehlender Klarheit. Immer, wenn man keinen Plan hat, was man mit einem bestimmten Stück Papier anfangen soll, landet es auf so einem Abstellplatz.
Auch wenn man diese Konvolute immer wieder einmal umschichtet und zurechtrückt: Es ändert nichts anderes als der Beleg für ein fehlendes oder mindestens mangelhaftes Ordnungssystem. Was also tun? Die erste Empfehlung: Generell sollte man viel beherzter Gebrauch vom Papierkorb machen. Alles andere wird in einer dreiteiligen Ablage erfasst, bevor es schließlich abgeheftet wird. Dazu später mehr.
Schritt Nr. 7:
Brauche ich das noch? Auf Probe wegwerfen
Seit Schritt Nummer zwei ist der Zweifel unser ständiger Begleiter. Konkret immer dann, wenn es darum geht, endgültige Entscheidungen zu treffen. Wenn etwas im Müll gelandet ist, gibt es nun mal kein zurück mehr.
Zu Beginn unserer Reise in neue Gefilde von Struktur und Ordnung im Home Office haben wir dem Zweifel Raum in Form einer Kiste voller Unsicherheit gegeben. In dieser Box sind all die „Wackelkandidaten“ gelandet; also die Dinge, bei denen man sich nicht sicher war, ob man denn nun wirklich auf sie verzichten kann oder will.
In gewisser Weise war diese Maßnahme bereits die Vorwegnahme von dem, was ich jetzt vorschlagen möchte. Immer, wenn man sich unsicher ist, ob etwas reif für den Müll oder eBay ist, wirft man es auf Probe weg. Praktisch bedeutet das zweierlei. Zuerst wird es in eine Kiste gepackt und sollte zusätzlich aus dem unmittelbaren Blickfeld geräumt werden.
Zeitgleich legt man eine Erinnerung vier bis sechs Wochen später im Terminkalender an. Werden die weggeräumten Dinge in dieser Zeit weder vermisst noch gebraucht hat man den eindeutigen Beweis dafür, dass man sich beruhigt von ihnen trennen kann.
Schritt Nr. 8:
Kampf der Zettelwirtschaft – Block statt Notizzettel
Post-its, Notizzettel und To-do-Listen: Über Jahre verband mich mit diesen falschen Freunden eine Hassliebe. Immer wieder war es verlockend ihre Hilfe anzunehmen. Aber nahezu genauso oft verschwanden sie im Dickicht undurchsichtiger Papierstapel.
Tauchten sie irgendwann wieder auf, verhöhnten sie mich dann auch noch, da das meiste eben nicht erledigt bzw. vergessen worden war. Wie kann man es aber besser machen? Schriftliche Erinnerungsstützen sind sinnvoll. Einen plötzlich aufkommenden Gedanken schriftlich zu fixieren ebenfalls – Stichwort Zeigarnik-Effekt (siehe hier).
Die Lösung ist an sich relativ simpel. Es gilt die Stärken der Methode zu nutzen, ohne ein Opfer ihrer Schwächen zu werden. Ab sofort werden deshalb keine Zettel mehr verwendet, sondern ein Block oder Notizbuch. Egal, für welches der beiden Formate man sich entscheidet: Diese Gehirnprothese für To-dos und plötzliche Einfälle lagert in der am besten zu erreichenden Schublade.
Zu Beginn der Arbeit ist einer der ersten Handgriffe dieses Archiv aufzuschlagen und einen Stift bereitzulegen. Alle Einträge werden mit einem Datum versehen; was erledigt ist, wird abgehakt. Ideal ist es, wenn man zu Beginn und am Ende der Arbeit die Einträge nochmals kurz überfliegt.
Schritt Nr. 9:
Einfach aber wirkungsvoll – Funktionierendes Ablagesystem
Ich würde mich ziemlich weit aus dem Fenster lehnen, wenn ich im Rahmen eines Blogbeitrags zum Thema Ordnung im Home Office auch gleich noch das ultimative Ablagesystem für alle Lebenslagen vorstellen wollte. Abgesehen davon, dass es so eine Eierlegendewollmilchsau der Dokumentenablage vermutlich nicht gibt, wäre das natürlich ein eigenständiger Beitrag oder vielleicht sogar Beitragsreihe. Trotzdem ein paar Worte zu einem grundlegenden und simplen Ablagesystem der Marke Eigenbau.
Was die Ablage leisten soll
Gehen wir analytisch Schritt für Schritt vor. Die Ablage dient dazu, Dokumente, die noch gebraucht werden, an einem halbwegs sicheren Ort zu lagern. Natürlich ist es bei den meisten Unterlagen (Kontoauszüge, Garantien etc.) so, dass sie meist eh nicht mehr gebraucht werden. Trotzdem können Situationen eintreten, in denen man auf sie zurückgreifen muss. Sie müssen also aufbewahrt werden und auch in kürzester Zeit auffindbar sein.
Niemand hat Lust in mehreren Ordnern und einem fetten Stapel unsortierten Dokumenten nach einer bestimmten Quittung zu suchen. Für ein funktionierendes Ablagesystem braucht es vor allem Klarheit. Was mache ich wann mit welchem Dokument? Diese Frage sollte man sich gründlich durch den Kopf gehen lassen, um zu einer individuell geeigneten Lösung zu gelangen.
Drei Komponenten System
Ich persönlich habe erst vor Kurzem folgendes System bei mir eingeführt, das aus drei Komponenten besteht: Alles aus Papier landet zuerst in einem Ablagekorb (abgesehn von überflüssiger Werbung: Die landet sofort im Mülleimer). Diese Ablage besteht aus drei Abteilungen: a) unbearbeitet b) in Bearbeitung c) erledigt.
An einem festen Wochentag werden die erledigten Dokumente in einem A4 Ordner abgeheftet, der die Bezeichnung „Aktuelles“ trägt. Dieser Ordner entspricht in seiner Gliederung genau den Ordnern im Regal; er ist in gewisser Weise ein kompaktes Spiegelbild von diesen. Je nach Menge der abgelegten Dokumente wird monatlich oder ein Mal im Quartal der gesamte Ordner geleert und auf seine „großen Brüder“ verteilt.
Für die Ablage in Privathaushalten kann es durchaus ausreichen, in einem halbjährlichen oder sogar nur jährlichen Turnus diesen Ordner zu leeren. Was bringt das Ganze? Vor allem verhindert man das deprimierende Anwachsen von Dokumentstapeln. Die Unterlagen werden wöchentlich in chronologischer Reihenfolge abgeheftet und sind somit vom Tisch.
Hin und wieder werden Dokumente aus der jüngeren Vergangenheit nochmals zur Einsicht benötigt – sie sind dann mit einem Handgriff im Arbeitsplatznahen Sammelordner „Aktuelles“ verfügbar. Die langfristigen Ordner müssen dann nicht einmal im gleichen Raum sein; sie können in irgendeinem Winkel lagern, bis sie hin und wieder befüllt werden. Ein räumlich beengtes Home Office profitiert davon ganz besonders!
Schritt Nr. 10:
Immer das Gleiche – Strukturen für Standardsituationen einführen
Für alle Arbeitssituationen, die regelmäßig auftreten, sollten Standardabläufe vorhanden sein. Hinsichtlich der Ordnung im Home Office stellt das bereits erwähnte Ablagesystem so eine Standardroutine dar. Der zweite wichtige Punkt in diesem Zusammenhang ist die Angewohnheit, alle benutzten Dinge wieder an ihren festen Platz zurückzulegen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Natürlich sollte man das Ganze nicht zu kompliziert machen. Es ist vermutlich keine Arbeitserleichterung, wenn für jede Situation ein Standardprozedere eingeführt wird – man ist weder beim Militär noch bei der NASA. Zudem besteht bei starker Verregelung eine Tendenz dazu, unflexibel zu werden.
Es dürfte reichen, ab und zu einen Schritt zurückzutreten und die praktizierte Arbeitsmethodik zu hinterfragen. Ermöglicht sie einen effizienten Arbeitsfluss? Und vor allem: Verhindert sie, dass dauernd Dinge vergessen werden? David Allens Klassiker „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ liefert ein umfassendes System für mehr Effizienz und Effektivität.
Ich bin kein Freund von Patentlösungen, die für jeden funktionieren sollen. Allerdings kann eine Methode wie die von Allen eine gute Inspirationsquelle sein, aus der man seine individuell passende Arbeitsmethodik ableiten kann.
Schritt Nr. 11:
Nach der Arbeit für Ordnung sorgen
Eigentlich überflüssig so etwas zu erwähnen. Da ich mir aber ziemlich sicher bin, dass es auch hier oft hapert, darf es in der Liste nicht fehlen. Ist die Arbeit fertig, soll der Schreibtisch und alles was zum Home Office gehört wieder in den Ausgangszustand versetzt werden.
Kein Stift oder Notizblock, geschweige denn Verpackungspapier von Schokoriegeln hat dann noch was auf dem Schreibtisch verloren. Es wird alles an den dafür reservierten Platz gepackt und abschließend mit einem feuchten Tuch über den Tisch gewischt.
Das Ganze hat auch den Charakter eines abschließenden Rituals, mit den immer gleichen abschließenden Handlungen schließt man bewusst mit der Arbeit ab und bekommt den Kopf frei. Wenn man sich am nächsten Tag erneut an den Platz setzt, wird man von Ordnung und nicht von Dokument- und Müllbergen empfangen. Das hat was!
Schritt Nr. 12:
Checkliste „Ordnung im Home Office“ erstellen
Um die Funktionalität des Home Office sicherzustellen, macht eine Checkliste Sinn. In festgelegten Abständen prüft man, ob ein ausreichender Vorrat aller benötigten Materialien vorhanden ist. Wenn plötzlich das Druckerpapier oder der Toner aufgebraucht ist, ist das ziemlich ärgerlich. Vielleicht ist es schon nach Geschäftsschluss oder an einem Feiertag. Meine Erfahrung zeigt, dass solche Situationen oft zu den unpassendsten Momenten eintreten. Mit regelmäßiger Kontrolle lassen sich solche Ärgernisse leicht vermeiden.
Fazit: Ordnung im Home Office –
Eine lohnende Investition!
Die hier vorgestellte schrittweise Anleitung führt zu deutlich verbessertem Arbeitsfluss und Zeiteinsparung. Nervenaufreibende Suchaktionen gehören bei konsequenter Umsetzung der Vergangenheit an. Wer seinem Home Office eine neue Qualität geben will, sollte – nachdem dieser Beitrag gelesen ist – eine Liste mit einzelnen konkreten Arbeitsschritten für die praktische Umsetzung anlegen.
Vielleicht sind weitere Ordner oder ein Rollcontainer anzuschaffen. Oder man plante eine neue, optimierte Ablagesystematik. Es ist empfehlenswert, sich einen schriftlichen Überblick zu verschaffen und die einzelnen Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. Die geistige Vorwegnahme des Projekts sorgt garantiert für zusätzliche „Geistesblitze“ und Aspekte, die man zuvor überhaupt nicht auf dem Schirm hatte. Auch fällt es so leichter, den Zeitaufwand schon vorab besser einzuschätzen.
Es sollten einem bei der Generalüberholung des Home Office keine anderen Verpflichtungen in die Quere kommen. Ein Tag sollte aber genügen, um auch massives Chaos beseitigen zu können. Aber egal, wie lange man auch immer brauchen mag: es ist auf jeden Fall eine wertvolle Investition von Zeit, die sich schnell bezahlt machen wird.
