Mehr Ordnung und Struktur für Schreibtisch und Dokumentenablage wünschen sich viele. Um den Papierkram endlich in den Griff zu bekommen, benötigt man natürlich auch die richtige Ausrüstung. Die optimale Wahl der Ordnungshelfer macht das Leben deutlich einfacher. Was für Home Office und private Ablage wirklich gebraucht wird, erfährt man hier.
Ordnungshelfer fürs Home Office:
Mehr als nur A4-Ordner
Natürlich kennt jeder die klassischen mehr oder weniger gut organisierten A4 Heftordner. Preisgünstig in der Anschaffung und robust erfüllen sie ohne zu murren ihren Zweck. Trotzdem besteht oft Unsicherheit, was man mit einem bestimmten Schriftstück denn nun genau anfangen soll.
Bedarf es noch weiterer Bearbeitung oder wird es vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt? In solchen Fällen macht das Abheften in einem Ordner wenig Sinn. Man schreckt vor dem Aufwand zurück, außerdem besteht die “Aus-den-Augen-aus-dem-Sinn-Gefahr”.
Ich möchte in diesem Beitrag eine Reihe weiterer Ordnungshelfer fürs Home Office vorstellen. Sie sollen dabei helfen, mehr Ordnung und Übersicht in die analoge Papierwelt zu bringen. Was für Büro-Profis vermutlich alte Hüte sind, kann wie ich denke für Freiberufler und Privatpersonen nützliche Anregungen liefern.
Generell steht jeder, der die Möglichkeit oder den Zwang zum Home Office hat, vor einer grundlegenden Frage: Wie ist eine klare und funktionale Struktur für das Medium Papier realisierbar? Die richtigen Hilfsmittel sind ein nicht unerheblicher Teil der Antwort auf diese Frage. Der Beitrag geht auf die folgenden Typen ein:
- Klassische A4-Ordner*
- Hängemappen*
- Hängeregister als Wiedervorlage*
- Wiedervorlagemappe*
- Mappe mit alphabetischer Sortierung*
- Briefablage (Ablagekorb)*
- Haftregister*
- Stehsammler*
Statische Klassiker:
A4 Heftordner
Für die klassische Ablage mit statisch-ruhendem Charakter sind Heftordner durchaus eine gute Lösung. Optimal eignen sie sich vor allem für abgeschlossene Vorgänge bzw. wenn die abgelegten Dokumente nur selten wieder hervorgeholt werden müssen.
Für die aktive Arbeit mit Dokumenten sind sie jedoch nicht flexibel genug. Die sperrigen und oft auch bleischweren Ordner bereiten auf dem Schreibtisch wirklich keine Freude. Papiere aus den tieferen Ordnerregionen sind zudem nur durch fleißiges Umblättern erreichbar.
Das kostet dann Zeit und wird auch immer wieder in ausgerissener Lochung Ausdruck finden. Für alle Unterlagen, auf die wiederholt zugegriffen werden muss, sind sie somit weniger gut geeignet.
Ordnung im Ordner:
Trennstreifen
Innerhalb der Ordner kann mit einheftbaren Registern für zusätzliche Ordnung gesorgt werden. Praktisch und sehr günstig sind schmale Trennstreifen.
Mittels verschiedenfarbiger Streifen erstellt man leicht ein Farbleitsystem, das idealerweise Ordner übergreifend zum Einsatz kommt. Kleberegister (siehe unten) sorgen bei Bedarf für zusätzliche Übersicht.
Dynamische Hänger:
Hängemappen
Hängemappen vermeiden die typischen Schwachpunkte von Ordnern. Immer, wenn sich Dokumente noch im Bearbeitungsprozess befinden, sind Hängemappen deutlich flexibler und sparen viel Zeit. Die im Register enthaltenen oben offenen Mappen können Papiere sofort aufnehmen; es muss nichts gelocht werden.
Ebenso schnell hat man sie dann auch wieder zur Hand. Ein Selbstständiger, der neben dem Home Office regelmäßig Kundenkontakte außer Haus hat, kann mit einem Handgriff die benötigten Unterlagen mitnehmen. Bei den großen Ordnern macht das nicht wirklich Spaß.
Hängemappen stellen eine praktische und zudem zeitsparende Ergänzung zu klassischen Ordnern dar. Wichtig ist, sie wirklich auf dem aktuellen Stand zu halten. Sonst werden sie schnell unübersichtlich und platzen aus allen Nähten. Fazit: Hängemappen sorgen beim aktiven Umgang mit Papieren für mehr Übersicht und Effizienz.
Vom Ersten bis zum Letzten:
Hängeregister als Wiedervorlage
Wenn gestapelt wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben vergessen werden. Zudem sinkt die Effizienz: In Papiertürmen zu wühlen kostet nun mal jede Menge Zeit. Besonders wenn man sich nicht darüber im Klaren ist, wo etwas seinen Platz finden soll, erhöht die Stapel-Wahrscheinlichkeit. Hängeregister in Form einer Wiedervorlage sorgen für Abhilfe.
Das Register enthält von 1 bis 31 durchnummerierte Tagesmappen. Das aktuelle Datum ist immer vorn und wird am Ende des Tages ans Ende gehängt. Die einzige Frage ist, wann etwas gebraucht wird.
Wird die Tageswiedervorlage zudem noch um zwölf Monats-Mappen erweitert, erhält man ein flexibles Ordnungssystem für das ganze Jahr. Die Unterlagen sind schnell zur Hand; auch muss man keine schweren Ordner stemmen.
Ideal lassen sich so auch Dinge unterbringen, für die es keinen eindeutigen Platz gibt. Eintrittskarten, fällige Rechnungen oder die Vorbereitung einer Feier lassen sich termingerecht unterbringen. Im Gegensatz zu Papierstapeln besteht ein viel geringeres Risiko, etwas zu vergessen.
Kompakte Lösung für private Papiere:
Wiedervorlagemappe
Eine Wiedervorlagemappe ist die abgespeckte Version des zuvor angesprochenen Hängeregisters. Besonders im privaten Bereich kann man von diesem Ordnungshelfer profitieren. Dort fallen natürlich viel weniger Papiere an.
Das alles seinen Platz findet und wiedergefunden werden kann, steht hier im Vordergrund. Die weitere Bearbeitung von Unterlagen ist weniger ein Thema als im professionell-gewerblichen Bereich.
Trotzdem profitieren auch Privatpersonen ganz besonders von dem Format. Für die folgenden Situationen bietet sich so eine Mappe an:
- Eintrittskarten
- Rechnungen
- Reise-Unterlagen, Tickets
Wie auch bei den Hängeregistern im Großen, gilt hier im Kleinen: Was eindeutig einem Termin zuordenbar ist oder den Status “in Bearbeitung” hat, ist hier gut aufgehoben.
Eine interessante Alternative stellen Mappen mit einer A bis Z Unterteilung dar. Die alphabetische Unterteilung erleichtert die Ablage enorm. Spielt der genaue Zeitpunkt doch eine Rolle, trägt man den Termin oder die Frist in den Terminkalender und zusätzlich den Ablagebuchstaben ein.
Von klug bis chaotisch: Briefablage
Im Beitrag Private Unterlagen pflegen bin ich bereits auf den Posteingangskorb eingegangen. Für den kleinen Standard-Papierkram habe ich dort ein System Marke Eigenbau vorgestellt. Eigentlich nichts anderes, als eine Briefablage mit drei Bereichen (ungelesen / in Arbeit / erledigt).
Das grundlegende Problem solcher Ablagen ist, dass sie oft nichts anderes als ein verwilderter Papierstapel in der Plastik-Garage sind. Die Briefablage ist aber an sich eine gute Sache – solange klare Regeln gelten:
- Was gehört in die Ablage?
- Wann wird sie geleert bzw. bearbeitet?
- Wo landen die Dokumente im nächsten Schritt?
Anders formuliert: Mit welchen Regeln wird für Ordnung und Struktur gesorgt? Wenn meine aktuellen Aufgaben und Projekte in Hängeregistern untergebracht sind, macht eine haushoch gestapelte Briefablage keinen Sinn.
Pluspunkte der Ablagekörbe sind die gute Ergonomie und die geringen Anschaffungskosten.
Kleinkram für mehr Ordnung
Hier noch eine kleine Auswahl bekannter Ordnungshelfer und deren Stärken.
Stehsammler
Formate wie Bedienungsanleitungen, Werbebroschüren oder Fachzeitschriften lassen sich nur schlecht in Ordnern unterbringen. Will man sie zudem schnell zur Hand haben, ist die Ordner-Option ebenfalls suboptimal.
Stehsammler sind für solche Papiere deutlich besser geeignet. Eindeutige Beschriftung sorgt für Klarheit darüber, was wo zu finden ist. Auch ein anderer Pluspunkt ist nicht zu unterschätzen: Immer, wenn man damit anfängt, Kataloge, Zeitschriften und ähnlichen Papierkram zu stapeln, leidet nicht nur die Übersicht.
Es besteht zudem die Gefahr, dass der Stapel so lange wächst, bis er entweder instabil wird oder an die Zimmerdecke stößt. Stehsammler erzwingen durch ihr begrenztes Fassungsvermögen automatisch regelmäßiges Ausmisten.
Haftregister
Haftregister sind eine praktische Möglichkeit, um selbst ein strukturierendes Register zu erstellen. Ob in Ordnern, Fachliteratur oder Karteireiter für Hängemappen.
Diese Kleberegister können beschriftet und sogar mehrmals wiederverwendet werden. Damit der letzte Aspekt wirklich gewährleistet ist, sollte man jedoch auf die Produkte von Markenherstellern zurückgreifen.
Klarsichthüllen
Hier Klarsichthüllen als eigenen Punkt aufzuführen, klingt vermutlich ziemlich banal. Trotzdem können sie mehr leisten, als wichtige Urkunden vor Kaffeeflecken zu schützen. Gehören z. B. mehrere Papiere thematisch zusammen, sind Klarsichthüllen eine gute Lösung.
Vielleicht will man vermeiden, die Papiere zusammen zu tackern. Büroklammern verhaken sich gerne mit so ziemliche allem, was in ihre Nähe kommt. Solange es sich nur um wenige Blätter handelt, können sie leicht in einer Klarsichthülle zusammengefasst werden.
Auf das oberste Blatt klebt man zur Sicherheit noch ein Post-it, auf dem der Inhalt notiert ist. Eine gute Lösung speziell auch für Hängemappen oder Wiedervorlageordner.
Zum Schluss
Egal, ob es sich um rein private Papiere oder vielleicht eine etwas anspruchsvollere Ablage im Rahmen eines Kleingewerbes o. ä. handelt: Der Umgang mit dem guten alten analogen Papier muss immer den Erfordernissen gerecht werden.
Vielleicht hat man sich bisher auf Ablagekörbe und A4-Ordner beschränkt. Es lohnt sich trotzdem, einen Schritt zurückzutreten und die bisherigen Abläufe zu hinterfragen. Als kleine Anregung:
- Existieren ein oder mehrere Papierstapel, die unter die Rubrik Sammelsurium fallen?
- Ist regelmäßig Zeit für Suchaktionen aufzubringen?
- Ist man sich oft darüber im Unklaren, wo bestimmte Dokumente genau sind und/oder wo man sie ablegen soll?
- Gibt es Ablagebereiche mit der Beschriftung “Sonstige” oder “Diverse”?
Bereits eine Ja-Antwort signalisiert Handlungsbedarf. Ein geeignetes und vor allem konsequent genutztes Ordnungssystem kann schnell für mehr Effizienz und Zeitersparnis sorgen.
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