Wenn die private Dokumentenablage nur ein Abstellgleis für mehr oder weniger wichtigen Papierkram ist, verschenkt man viel von ihrem Potenzial. Sie wird immer fetter, unübersichtlicher und platzt irgendwann aus allen Nähten. So weit muss es nicht kommen! Der Beitrag erläutert ein effektives System, das private Unterlagen ordentlich und überschaubar hält – garantiert!
Inhalt
Von der passiven Ablage zum aktiven System
In den vorangegangenen Beiträgen ging es darum, die heimische Ablage einer radikalen Diät zu unterziehen, indem alles, was nicht mehr wichtig war, aussortiert wurde. Im zweiten Schritt wurden eine individuell zugeschnittene Struktur und ein klares Wegweisersystem erstellt.
Alles in Butter und gut könnte man nun meinen. Aber zu früh gefreut; mit höchster Wahrscheinlichkeit ist es nur eine Frage der Zeit, bis Unordnung – wieder einmal – ihr großes Comeback feiert. Das gilt ganz besonders für private Unterlagen.
Der vorletzte Teil der Beitragsreihe zur Organisation privater Dokumente widmet sich deshalb der alltäglichen Nutzung und Pflege privater Dokumentenablagen. Im Mittelpunkt stehen konkret zwei Instrumente, die Effizienz und Effektivität massiv steigern.
Private Unterlagen im Chaos:
Wenn die Ablage immer wieder vermüllt
Welche Aspekte führen dazu, dass mit schöner Regelmäßigkeit eine Generalüberholung der so schön sortierten und strukturierten Ordner anfällt? Schauen wir uns doch einfach einmal an, was in der Praxis meist schiefläuft. Und natürlich die alles entscheidende Frage: Wie kann man es besser machen?
Problem:
Passiver Umgang mit der Ablage
Wenn Schubladen überquellen und Ordner sich nicht mehr zuklappen lassen, werden die meisten aktiv. Es wird entmüllt und vielleicht sogar die Organisation der Ordner überdacht. Das war es dann meist aber auch schon. Das ursächliche Problem liegt, wie so oft, an einer ganz anderen Stelle.
Meist fehlt es an klaren Regeln darüber, was wann zu tun ist. Ein stetiger Strom der unterschiedlichsten Dokumente wird von der Post in unsere Briefkästen gespült. Manche Dokumente kann man getrost ignorieren, andere sollte man wenigstens zur Kenntnis nehmen und einige erfordern weitere Bearbeitung.
In der Praxis besteht demgegenüber meist keine Klarheit darüber, wann Dokumente abgelegt, bearbeitet oder entsorgt werden sollen. Woraus die bereits erwähnten Probleme – übervolle Schubladen und Stehordner mit veraltetem Inhalt – resultieren.
Lösungsvorschlag:
Aktives System statt passiver Ablage
Was kann man in dieser Situation tun? An sich ist es ja ganz einfach. Man nimmt sich vor, ab sofort immer gleich alles was erledigt ist, ordentlich im ehrwürdigen Regal voller Leitzordner abzuheften.
Zugegeben, diese „Lösung“ ist einfach, pragmatisch und effektiv. Vielleicht klappt das Ganze sogar für eine Woche; wie es eben mit den guten Vorsätzen meistens läuft. Allerdings ist auch klar, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis man wieder in die alten Muster verfällt.
Deshalb möchte ich einen etwas anderen Vorschlag machen, der durch deutlich geringeren Zeitaufwand und zudem weit mehr Effizienz besticht. Denn im Ernst: Wandern sollte man draußen an der frischen Luft und nicht zwischen Papierablage und Schrankwand.
Effizientes Ablagesystem mit drei Komponenten
Wie kann man sich nun das Leben bzw. die Ablagearbeit von Papierkram leichter machen? Das Zauberwort in diesem Zusammenhang lautet eindeutig Klarheit. Das System, das ich empfehle, besteht aus drei Bereichen, die eine kurz-, mittel- und langfristige Perspektive haben. Für jeden Bereich gibt es klare Regeln, was wann zu tun ist.
Das praktische an der Methode ist, dass man niemals den Überblick verliert. Es geht dem Papierkram also strukturiert und effizient an den Kragen – immer! Am einfachsten lässt sich das an einem Beispiel verdeutlichen.
Beispiel: Ablage im Jahresverlauf
Beim Blick in den Briefkasten entdecken wir vier Umschläge. Gerade von der Arbeit nach Hause gekommen steht uns der Sinn eher nach Kalorien statt Korrespondenz. Konsequent landen alle vier Umschläge erst einmal im obersten Fach unseres Postkorbs; der Abteilung für alles Unbearbeitete.
Später schauen wir uns die vier Kandidaten genauer an. Die Werbung des Teppich-Zentrums im lokalen Gewerbegebiet landet direkt im Papiermüll. Das Finanzamt hat sich endlich dazu bequemt, den Steuerbescheid zuzusenden. Die Freude über die Rückerstattung wird durch zwei Rechnungen wieder zurück in den Normbereich gebracht.
Was passiert nun mit den drei verbliebenen Dokumenten? Zum Glück hat unser Postkorb die passenden Bereiche parat:
Abends nach der Arbeit: Sie haben Post!
- Rechnung Nr. 1 erfordert eine Onlineüberweisung; da man jetzt keine Lust darauf hat, wird sie im mittleren Fach („in Arbeit“) abgelegt.
- Rechnung Nr. 2 wird automatisch abgebucht; da keine weitere Aktion notwendig ist, landet sie in der untersten Ablageebene für erledigte Angelegenheiten.
- Das Schreiben vom Finanzamt macht es sich dort ebenfalls gemütlich (wir verdienen zwar unter 500.000,-€ wollen das Schreiben trotzdem zur Kontrolle bei den Unterlagen haben).
Das war für den Anfang schon alles. Der ganze Spaß dauerte nur wenige Minuten. Hätte man z. B. sich nicht dazu überwinden können, die Briefe zu öffnen, wären alle vier im obersten Fach verblieben. So hat man zudem immer im Blick, was noch gar keine Bearbeitung/Beachtung erfahren hat.
Der Ablagekorb erledigt seinen Job für maximal eine Woche auf die geschilderte Weise. Dann wechselt die Zeitperspektive von kurz auf mittelfristig und der Ordner „Aktuelles“ kommt zum Zug.
Ein Mal die Woche Tabula rasa:
Arbeit für den Ordner „Aktuelles“
Im Laufe der Woche hat sich natürlich einiges in unserem Ablagekorb angesammelt. Spätestens nach sieben Tagen wird in der kurzfristigen Ablage klar Schiff gemacht. Analog zu den drei Ablagebereichen können folgende Aktionen anfallen:
- Oberstes Fach: Die ungelesene Dokumente anschauen (und am besten auch lesen).
- Mittleres Fach: Dokumente die eine Bearbeitung erfordern erledigen (z. B. Rechnungen bezahlen, Korrespondenz).
- Unteres Fach: Hier versammeln sich Dokumente, die bereit für die Ablage sind.
Ablage bedeutet hier mittelfristige Ablage im Ordner „Aktuelles“. Er ist spiegelbildlich zu der detailliert-langfristigen Ablage im Regal angelegt. Damit ist die Gliederung in Sachgruppen wie Auto, Rechnungen, Versicherungen usw. gemeint. Eine weitere Untergliederung in Untergruppen ist nicht notwendig, da der Ordner immer geleert wird, bevor er zu umfangreich und damit unübersichtlich zu werden droht.
Vorteile der Methode
Entsprechend kann man alles, was die Woche über im Briefkasten gelandet ist, in einem einzigen Ordner abheften. Bevor ein Schriftstück abgelegt wird, wird in der oberen rechten Ecke vermerkt, wie lange es aufgehoben werden muss oder soll. Am Jahresende wird nämlich Ablage-Inventur gemacht und es ist so deutlich einfacher, schnell zu erkennen, was entsorgt werden kann. Die Vorzüge der Methode liegen auf der Hand:
- Es müssen nicht mehrere schwere Ordner aus dem Regal gewuchtet und zur passenden Stelle geblättert werden.
- Oft werden gerade die aktuellen Dokumente nochmals benötigt. Diese sind dann alle in einem übersichtlichen Ordner.
Natürlich muss auch der Ordner „Aktuelles“ irgendwann geleert werden. Bei relativ überschaubaren Ablagen reicht es vermutlich aus, wenn er ein bis zwei Mal pro Jahr geleert wird. Bei größerem Papieraufkommen könnte das natürlich auch monatlich der Fall sein.
Der Ordner muss immer übersichtlich bleiben, da er sonst zu einem ineffizienten Such- und Blätterspiel verkommt!
Es ist sehr zu empfehlen, feste Termine dafür im Kalender einzuplanen. Schließlich muss klar sein, welche Zeiträume in welchem Ordnertyp zu finden sind. Sonst geht die Sucherei wieder los, die wir doch um jeden Preis vermeiden wollen.
Zwischen den Jahren:
Inventur der „großen“ Ablage
Wir sind bereits mit unseren klassischen, nach Sachgruppen strukturierten, Ablageordnern in Kontakt gekommen. Und zwar immer dann, wenn es an der Zeit war, den Ordner „Aktuelles“ zu leeren. Zusätzlich ist natürlich auch dafür zu sorgen, unsere große, langfristige Ablage ebenfalls in gewissen Abständen von unnötigem Ballast zu befreien.
Ein Mal pro Jahr sollte meiner Meinung nach ausreichend sein. Abgesehen von den Bereichen, die „immerwährende“ Dokumente wie Zeugnisse und standesamtliche Urkunden enthalten, muss tatsächlich alles durchgeblättert werden.
Immerhin sorgt diese Routine an sich schon dafür, dass die Ablage relativ überschaubar bleibt. Schließlich können sich so niemals Jahrzehnte an veralteten Unterlagen ansammeln. Zusätzlich erleichtert das handschriftlich vermerkte „Verfallsdatum“ für schnellen Überblick. Das Aussortieren geht somit flott über die Bühne.
Übersicht: Aktives Ablagesystem für private Unterlagen
Zum Schluss eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte für ein aktiv genutztes und effizientes Ablagesystem im privaten Bereich:
- Alle neu hereinkommenden Schriftstücke landen im Ablagekorb.
- Der Korb sollte drei Fächer besitzen (unbearbeitet, in Arbeit, erledigt).
- Nach einer Woche wird der Korb – soweit möglich – geleert und im Ordner „Aktuelles“ abgeheftet.
- Es ist immer chronologisch abzuheften.
- Dessen Gliederung entspricht den Sachgruppen der langfristigen „großen“ Ablage.
- In fest geplanten Zeitabständen wird der Ordner „Aktuelles“ geleert und in die langfristige Ablage übertragen.
- Die langfristige Ablage wird ein Mal pro Jahr von den nicht mehr relevanten Dokumenten bereinigt.
- Die Termine von Punkt 5. und 6. sind verbindlich und in einem Kalender einzutragen.
Fazit:
Auch private Unterlagen profitieren von klaren Regeln
Es mag zuerst einmal albern wirken, auch im privaten Bereich relativ strikte Routinen und Ablageregeln einzuführen. Ist das Ganze jedoch erst zu einer Gewohnheit geworden, muss weder Willenskraft noch Energie in nennenswertem Umfang aufzubringen.
Der wöchentliche Zeitaufwand für die reine Ablagearbeit liegt bei vielleicht zehn Minuten – wenn überhaupt. Die anderen Tätigkeiten (Rechnungen bezahlen, Telefonate usw.) wären sowieso angefallen. Durch die klar strukturierte und zeitlich geplante Ablage wird allerdings deutlich weniger vergessen oder auf die lange Bank geschoben.
In der langfristigen Perspektive sorgen klare Strukturen und verbindliche Termine für eine schlanke und aufgeräumte Ablage, in der man jederzeit sicher sein kann, alles am rechten Ort vorzufinden.
