Checklisten bringen Zeitersparnis

Für Aufgaben und Ereignisse, die sich regelmäßig wiederholen, können Checklisten große Effizienzsteigerungen bewirken. Wer sich sein Leben im privaten wie beruflichen Bereich leichter machen will, sollte diese Sonderform der To-do-Liste auf dem Schirm haben. Der Beitrag zeigt die Vorteile der Methode und wie man Checklisten optimal einsetzt.

Checklisten – optimal für wiederkehrende Routineaufgaben!

Wer erkennt sich hier wieder?

Arrrgh! Der Computer wird immer langsamer. Schon seit Monaten. An sich ist das ja kein Drama, aber wenn man in der Zeit, in der die Kiste hochfährt, problemlos einen Kaffee kochen kann, besteht wohl doch Handlungsbedarf.

Man kramt die Windows-DVD aus irgendeiner Schublade und überlegt, welche sonstigen Programme unbedingt zu installieren beziehungsweise welche Daten zu sichern sind. Vage erinnert man sich an verlegte Serial-Nummern und fluchend vor dem PC verbrachte Wochenenden.

Schließlich fängt man an: Software zusammensuchen, Downloadordner durchforsten, Notizen werden auf einen Block gekritzelt. Immer wieder grübelt man nach, ob nicht irgendetwas vergessen wurde. Eigentlich möchte man seine Zeit anders verbringen und ist bereits leicht genervt.

Manche Aufgaben fallen mit einer gewissen Regelmäßigkeit an. Da sie sich aber aus einer Reihe einzelner Arbeitsschritte zusammensetzen, muss man immer höllisch aufpassen, nichts zu vergessen. Egal, ob es sich zum Beispiel um den Jahresurlaub oder ein Meeting im Job handelt: Immer wieder passiert es, dass am Ende ein mehr oder weniger wichtiger Punkt vergessen wurde.

Checklisten sind Sammlungen der wichtigsten wiederkehrenden Teilaufgaben eines „Projekts“. Schauen wir uns einige Aspekte dieses sinnvollen Hilfsmittels an: die Anforderungen, Vorteile und letztendlich auch die konkrete Umsetzung und Arbeit mit ihnen.

Anforderungen:

Eine Reihe von Bedingungen sollten erfüllt sein, damit es sich wirklich lohnt, eine Liste zu erstellen:

• Die Situation sollte sich (voraussichtlich) noch mehrmals wiederholen. Je öfter das der Fall ist, desto mehr Nutzen bringt die Methode.
• Es sind wieder ähnliche Arbeitsschritte, Tätigkeiten und Entscheidungen zu erwarten.

Checklisten haben viele Vorteile

Bei mehr oder weniger regelmäßig wiederkehrenden Situationen, in denen an eine Reihe von Teilaufgaben zu denken ist, machen Checklisten Sinn. Die Vorteile gehen dabei aber weit über den Aspekt, dass die Gefahr des Vergessens reduziert wird, hinaus:

• Man macht weniger Fehler, da der optimale Ablauf und die wichtigen Arbeitsschritte bereits früher durchdacht und schriftlich fixiert wurden.
• Es muss nicht immer wieder von vorn überlegt werden „Was habe ich gleich noch alles zu tun? Wie war die Reihenfolge?“
• Wenn die einzelnen Teilaufgaben in der richtigen Reihenfolge vorliegen, kann man direkt mit der Arbeit loslegen. Das spart jede Menge Zeit.
• Man kann Checklisten an andere weitergeben, die dann auch von ihnen provitieren – im privaten wie im beruflichen Sektor.
• Entsprechend werden durch weitergegebene Checklisten auch langwierige Erklärungen oft überflüssig – diese schrumpfen auf das notwendige Minimum.
• Es wurde schon gesagt, aber man kann es gar nicht genug betonen: Checklisten sparen Zeit!

Beispiele für sinnvollen Einsatz

• Urlaube, (Dienst-)Reisen und Kurztrips
• Vorbereitung der Steuererklärung
• Umzüge
• Neuinstallation eines Computers
  
• Bewerbung um einen neuen Job
• Meetings, Dienstbesprechungen
• Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters

Natürlich sind viele weiter ähnliche Situationen denkbar, in denen die vorgestellte Methode nützlich ist.

Wie man Checklisten anlegt

Alle einzelnen Aufgaben und Arbeitsschritte werden schriftlich gesammelt, soweit sie für die erfolgreiche Durchführung des Projekts notwendig sind. Im nächsten Schritt bringt man diese in eine sinnvolle Reihenfolge. So entfallen für die Zukunft viele Grübeleien, mit was man denn nun am besten anfängt oder auch Probleme, die durch eine falsche Reihenfolge entstehen könnten.

Verschriftlichung ist geistige Vorwegnahme,
die Klarheit bringt!

Wenn man zum ersten Mal eine Checkliste anlegt, ist der Zeitaufwand dafür natürlich vorhanden. Andererseits schlägt es kaum zu Buche, auf einem Stück Papier oder am Computer in Stichworten die einzelnen Schritte zu notieren. Vielmehr profitiert man schon beim Erstellen davon, dass man im Geist die erforderlichen Schritte vorwegnimmt.

Man kann sagen, dass eine verallgemeinerte To-do-Liste für wiederkehrende Aufgaben nichts anderes als eine Checkliste ist.

Bei zukünftiger Arbeit mit dem Instrument optimiert man die Liste immer weiter. Jedes Mal, wenn man erkennt, dass es noch bessere Vorgehensweisen oder bisher übersehene Aspekte gibt, können diese neu hinzugefügt werden. Effektivität und Effizienz werden im Zeitverlauf so zunehmen.

Fazit:

Es macht natürlich wenig Sinn, für jede banale, sich wiederholende Tätigkeit eine Checkliste anzulegen. Dinge, die fast täglich zu leisten sind, laufen normalerweise mit großer Routine und sind ähnlich wie Gewohnheiten verinnerlicht. Vollkommen albern, für jeden Pillepalle mit einer Liste zu arbeiten und Selbstverständliches abzuhaken. Das wäre eine Karikatur des Instruments.

Für alle komplexeren Projekte mit mehreren oder sogar vielen Teilaufgaben spart man allerdings viel Zeit und Ärger: Man vergisst weniger und die Arbeit „flutscht“ was die Motivation auf einem hohen Niveau hält.

Ideal, wenn man seine Checklisten am Computer erstellt und sowohl digital (am Besten in einer Cloudlösung) als auch ausgedruckt in klassischer Papierform in einem Ordner gesammelt aufbewahrt. Man hat sie so immer in der geeigneten Form verfügbar.