Wochenplanung hat Vorteile gegenüber der Tagesplanung
Wem kommt das bekannt vor: Alle Aufgaben für den aktuellen Tag wurden ordentlich geplant. Termine im Kalender vermerkt, Pausen und Pufferzeiten berücksichtigt. Schon morgens prüfte man die To-do-Liste – einem produktiven Arbeitstag sollte eigentlich nichts im Weg stehen. Doch dann kommt alles anders. Störungen und Unvorhergesehenes sabotieren die ganze schöne Planung – könnte eine Wochenplanung vielleicht die bessere Lösung sein?
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Wenn die Tagesplanung scheitert
Es ist manchmal wie verhext: alle Vorbereitungen sind getroffen, die Tagesplanung steht. Doch dann treten unvorhersehbare Störungen und Ereignisse auf den Plan. Ein Kollege meldet sich krank, was zusätzliche Arbeit bedeutet. Ein wichtiger Kunde äußert Sonderwünsche.
Von den unerwünschten Überraschungen, für die Chefs, EDV und die Deutsche Bahn gut sind, ganz zu schweigen. Am Ende solcher Tage macht sich dann nicht selten Frust breit. So viel geplant und letztendlich so wenig auf die Reihe bekommen.
Tagespläne sind oft nicht einzuhalten
Die Fülle an Unwägbarkeiten führt dazu, dass Tagespläne oft nicht einzuhalten sind. Es ist nur sehr grob einschätzbar, wie sich der einzelne Tag entwickelt. Kommt es zu unvorhergesehenen Ereignissen? Führen plötzlich auftretende Probleme dazu, dass Aufgaben länger dauern?
Tage fallen nun einmal sehr unterschiedlich aus. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Tagesplanung etwas zu „entkrampfen“ und die nächst größere Zeiteinheit anzupeilen: die Woche.
Wochenplanung hat Vorteile
Der entscheidende Vorteil der Wochenplanung liegt darin, dass sie weniger extremen Schwankungen unterworfen ist als die Tagesplanung. Chaotische Tage mit Störungen und „Überraschungen“ werden durch ruhigere Tage ausgeglichen, an denen man mehr leisten konnte als erwartet.
Es liegt auf der Hand: ein einzelner Tag kann durch EDV-Probleme hochgradig unproduktiv werden. Das sich solche Probleme über mehrere Tage oder gar eine Woche hinziehen, ist unwahrscheinlich.
Ein anderer positiver Aspekt ist, dass bei längeren Zeitspannen der Blick für das Wesentliche profitiert. Das Tagesgeschehen droht immer wieder damit, dass man von der Flut an unwichtigen kleinen Aufgaben und Zeitfressern überwältigen wird.
Ein weiterer Planungshorizont schützt wenigstens teilweise davor, permanent auf kurzfristig eintretende, unwichtige Aufgaben zu reagieren – und zu nichts anderem mehr zu kommen.
Man kann also sagen, dass die Wochenplanung eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Tagesplanung mit sich bringt. Um das Ganze etwas konkreter und gehaltvoller zu machen: hier noch eine Auswahl bewährter Tipps für eine gelungene Wochenplanung:
To-do-Liste(n) verwenden!
Sicher ein alter Hut, aber es muss immer wieder auf die Vorteile der schriftlichen Sammlung von Aufgaben hingewiesen werden. Nur so bekommt man den Kopf frei und muss sich keine Sorgen machen, dass wichtige Dinge vergessen werden.
Zeitlichen Umfang schätzen!
Auch eine Woche dauert nicht ewig! Wenn man zu optimistisch an die Planung herangeht, besteht die Gefahr, dass man sich ein vollkommen unrealistisches Pensum aufbürdet. Was dann wieder zu Frustration führt. Deshalb vorher den zeitlichen Aufwand – und vor allem auch Pufferzeiten – schätzen.
Ähnliche Aufgaben bündeln!
Bestimmte Aufgaben treten gehäuft auf. Es ist deutlich effizienter, wenn man sie als Block nacheinander bearbeitet. Typische Beispiele sind Telefonate und eMails. Gleiches trifft aber auch auf die meisten standardisierten Tätigkeiten zu (Ablage, Buchungen, Kalkulationen). Das Gesagte lässt sich natürlich auch auf viele Aufgaben im privaten Bereich übertragen.
Was soll am Ende der Woche herauskommen?
Für die wichtigsten Punkte auf der To-do-Liste sollte absolut klar sein, was unter dem Strich herauskommen soll. Wie bei den Zielen ist dieses Ergebnis idealerweise messbar. Wenn es irgendwie möglich ist, versucht man geschützte Zeiträume für diese Aufgaben zu fixieren, während derer man ungestört an ihnen arbeiten kann.
Fazit:
Wochenplanung hat Vorteile
Wer bisher den Fokus auf die Tagesplanung gelegt hat, sollte der Wochenplanung eine Chance geben. Die Vorteile gegenüber einer deutlich unflexibleren Tagesplanung sind nicht zu leugnen.