Zeitdiebe im Beruf eliminieren

Wie so oft kommt man von der Arbeit nach Hause und fragt sich, was man an diesem Tag überhaupt auf die Reihe bekommen hat. Irgendwie ist von dem, was eigentlich geplant war, das Meiste auf der Strecke geblieben. Könnte es daran liegen, dass sich Handlungsweisen eingeschlichen haben, die zwar viel Zeit kosten, aber kaum einen Beitrag zum Erreichen der Ziele leisten? Im folgenden Artikel werden fünf typische „Zeitdiebe“ aus dem Berufsalltag vorgestellt. Wer bewusst diese Situationen erkennt und optimiert, wird seine Effizienz und Effektivität dramatisch verbessern.

 

Äußere Einflüsse oder hausgemacht? Ursprung der Zeitdiebe im Beruf

Menschen und ihre Berufe sind sehr unterschiedlich. Trotzdem gibt es typische Situationen, in denen die Gefahr der Zeitverschwendung besonders groß ist. Allerdings finden sich bemerkenswerte Unterschiede, was den Ursprung solcher Zeitdiebe angeht. Während ein Teil der zeitraubenden Einflüsse klar von außen kommt (Störungen im weitesten Sinne), gibt es auch „hausgemachte“ Zeitdiebe.

Die erste Gruppe ist oft nicht vollständig in den Griff zu bekommen. Ein Chef, der immer wieder mit zusätzlichen Aufgaben auf der Matte steht. Oder das Telefon, für das man – neben der eigentlichen Arbeit – auch noch zuständig ist. Für solche Fälle gilt es die negativen Effekte abzumildern; vollständig beseitigen lassen sie sich meistens nicht (zudem ist es strafbar, seinen Chef zu beseitigen).

Eine interessante Schlussfolgerung lässt sich aus dem Gesagten allerdings ableiten. Für alle anderen Zeitdiebe, die ihre Ursache in mangelnder Struktur, Selbstdisziplin und Planung haben, lassen sich wirkungsvolle Lösungsansätze finden. Deshalb lohnt es sich ganz besonders, an diesen Punkten anzusetzen. Schauen wir uns nun fünf typische Zeitdiebe im Beruf genauer an.

 

Erstens:
Sich nicht selbst im Weg stehen

In vielen Fällen ist der größte Zeitdieb – man selbst! Trotz nicht erledigter Aufgaben plaudert man mit den Kollegen oder verkostet einen weiteren Kaffee zum Beleben der Sinne. Vielleicht noch kurz etwas im Internet recherchieren? Ach ja, da ist doch auch noch diese eBay-Auktion, auf die man ein Auge geworfen hatte. Für sich alleine betrachtet sind solche Verhaltensweisen nicht der Rede wert. Wenn sie nach und nach zu ausufernden Gewohnheiten werden, sieht die Sache schon anders aus.

Oft ist ein Mix aus verschiedenen Faktoren verantwortlich. Man fühlt sich im Job über- oder unterfordert und sorgt mit allen möglichen Aktivitäten für Ablenkung. Gerät man dann zunehmend in Zeitnot und macht sich zudem beim Vorgesetzten unbeliebt, wird allerdings der Preis für dieses Verhalten fällig.

In solchen Fällen muss die Frage gestellt werden, ob der ausgeübte Beruf überhaupt noch eine Perspektive darstellt. Vielleicht wäre es besser, sich neu zu orientieren und dann auch wieder motivierter zu sein. Wer dazu nicht bereit ist, sollte für wenigstens eine Woche ein Zeitprotokoll führen. Und dann schrittweise die zeitaufwendigsten Unsitten abstellen. Oft ist man erstaunt, wie unbeschwert man Zeit mit Banalitäten „verbrennt“.

 

Zweitens:
Störungen minimieren

Im günstigsten Fall lassen sich Störungen komplett vermeiden. In weniger günstigen Fällen besteht meistens die Möglichkeit, Störungen zu minimieren. Grundlegend gilt, dass in Berufen mit mehr Freiräumen auch eher eine störungsarme Nische zu finden ist.

Vergleicht man die beiden Extreme eines Fließbandarbeiters und eines Schriftstellers wird das offensichtlich. Wobei die „Zeitprobleme“ des Fließbandarbeiters vermutlich verschwindend gering sind gegenüber dem Abgabestress von Schriftstellern und Journalisten.

Auf den Punkt gebracht: Es gibt zwei Lösungsmöglichkeiten um Zeitdiebe im Beruf zu eliminieren. Entweder man stellt sie ab oder man plant sie bewusst zeitlich ein. Störungen durch Kollegen oder Vorgesetzte sind mit sachlichen Argumenten („die Aufgabe verlangt gerade meine ganze Konzentration; können wir nicht nachher in der Pause reden?“) normalerweise zu vermeiden.

Wenn es der Job zulässt, sollte man jede Gelegenheit nutzen, einen ungestörten Platz zum Arbeiten aufzusuchen. Offene Bürotüren sind zwar häufig anzutreffen – für konzentriertes und effizientes Arbeiten ist ein immerwährender „Tag der offenen Tür“ wenig hilfreich.

Störungen durch Telefon beziehungsweise Smartphone sind prinzipiell leicht abzustellen – und zwar mit der Stummtaste. Feste Telefonzeiten sind ein Segen und die meisten dürften nicht in einer Position sein, dass von jeder Nachricht oder jedem Anruf das Wohl der freien Welt abhängt.

Anders sieht die Sache aus, wenn der Telefondienst und die ständige Erreichbarkeit Teil des Jobs sind. Eventuell ist es möglich, diese Aufgabe im Wechsel mit einem (besser noch: mehreren) Kollegen zu erfüllen. Ist das nicht möglich, muss die störungsbedingte geringere Effizienz bei allen anderen anfallenden Tätigkeiten einkalkuliert werden.

 

Drittens:
Rationelle Kommunikation

Bleiben wir doch gleich beim Thema. Telefonate, persönliche Gespräche, E-Mails, SMS, WhatsApp und Co. Menschliche Kommunikation ist eine tolle Sache und manchmal auch die Pest. Im Beruf ist sie vor allem Mittel zum Zweck. Das Handeln der Mitarbeiter wird durch sie – im Sinne der Unternehmensziele – koordiniert. Vereinfacht gesagt: Man braucht genau so viel Kommunikation, dass der Laden läuft.

Gelungene Kommunikation im Beruf zeichnet sich vor allem durch Knappheit und Klarheit aus. Ich möchte mit dieser These keinen Telegramm-Stil propagieren. Tatsächlich gibt es im Berufsleben nichts angenehmeres als klare, unmissverständliche Ansagen und Diskussionen, die sich in erster Linie auf der Sachebene bewegen.

Geschwollen-verschwurbeltes Geschwafel, bei dem man spürt, wie die Lebenszeit verrinnt, gibt es schon genug. Meist bleibt, außer jeder Menge Zeit, auch die Klarheit, was eigentlich gemeint ist, auf der Strecke. Schauen wir uns die verschiedenen Kommunikationsmittel nun genauer an.

 

Persönliche Gespräche

Zum „Warmwerden“ beginnen auch berufliche Gespräche erst einmal mit allem möglichen – außer mit der Sache, um die es eigentlich geht. Bei unangenehmen Themen redet man natürlich ebenfalls zuerst „um den heißen Brei“ herum. Mag sein, dass in manchen Fällen (so zum Beispiel, wenn man sich noch nicht kennt) etwas weiter ausgeholt werden sollte. Bei den meisten Themen des Berufsalltags ist es aber deutlich sinnvoller, direkt auf den Punkt zu kommen. Klar und knapp.

 

Telefonate

Wie bei den meisten Innovationen wurden auch in die Telefonie große Erwartungen gesteckt. Und wie so oft hatte die Medaille am Ende zwei Seiten. Überflüssige und sinnfreie Telefonate sind Legion – wobei dieser Trend durch neue Kommunikationsformen rückläufig sein dürfte (dafür haben wir jetzt Milliarden überflüssiger Textnachrichten und Katzenvideos). Was den Einsatz des Telefons im Beruf angeht: Es kann auch zum Zeitdieb werden. Man sollte hier die gleichen Regeln wie für das persönliche Gespräch beachten. Ein großer Vorteil ist, dass man sich auf das Gespräch vorbereiten und Notizen verwenden kann. Absolut empfehlenswert!

 

E-Mail

Inzwischen ein Klassiker. Generell gilt: Was mit einem kurzen Telefonat zu klären ist, hat in einer Mail nichts verloren! Natürlich gibt es einige Ausnahmen. Ist die Person generell schlecht zu erreichen, macht eine Mail mehr Sinn. Das Gleiche gilt, wenn die Zielperson extrem geschwätzig ist. Eine Mail spart dann Zeit.

Die Stärke der Mail liegt in der Schriftform, der schnellen und unkomplizierten Handhabung und dass weiteres Material angefügt werden kann. Sie kann jederzeit verfasst und terminiert verschickt werden. Das alles ist kein Freischein für den nachlässigen Umgang mit der Sprache! Im Gespräch kann bei Unklarheiten immer nochmals nachgehakt werden; bei Mails kommt es, trotz der Schriftform, zu mehr Unklarheiten und Missverständnissen, als man denken würde. Deshalb immer Korrektur lesen.

Die SPAM-Problematik wurde aus meiner Sicht durch bereits voreingestellte Filter deutlich entschärft. Das ändert aber nichts daran, dass man auch selbst Hand anlegen sollte und immer wiederkehrende dubiose Absender filtert.

PS: Der Posteingang sollte am Ende des Arbeitstages leer sein!

 

WhatsApp und Co.

Schnell, unkompliziert, immer verfügbar – und oft sehr nervig. Die neuen Kommunikationsmöglichkeiten der Smartphones eröffnen jede Menge Möglichkeiten; wenn sie richtig eingesetzt werden! Abgesehen davon, dass in manchen Berufen aus Datenschutzgründen solche Medien nur eingeschränkt nutzbar sind, können sie vieles leichter machen. Vorausgesetzt, man kann sich zu bewussten Auszeiten konditionieren, in denen die Geräte stumm geschaltet sind. Sonst wird die Konzentration durch ständig eintrudelnde Nachrichten sabotiert.

 

Viertens:
Medienkonsum deckeln

Betrachtet man morgens die anderen Pendler in der Bahn, so sind inzwischen die meisten mit dem Blick in Displays unterschiedlichster Größe vertieft. Vermutlich liest der Großteil von ihnen spannende Fachartikel oder verschafft sich einen Überblick der heutigen Aufgaben.

Mal im Ernst: Das mobile Internet ist wie ein großer gut sortierter Getränkemarkt.  Man kann sich ein gesundes Sportgetränk (=Wasser) besorgen und vielleicht mal ein Bier (=Entspannung) trinken – oder sich mit hochprozentigem Fusel das Gehirn wegbrennen (=Selbstzerstörung).

Gleiches gilt für den ungezügelten Medienkonsum. Inwieweit er tatsächlich negative Auswirkungen auf unseren Geist im Sinne einer „digitalen Demenz“ hat, kann ich nicht beurteilen. Die üblichen Spaßangebote von sozialen Netzwerken und Onlinegames haben sich jedoch ohne Zweifel als  Zeitdiebe im Beruf bewährt. Hier sollte man den zeitlichen Umfang pro Tag (oder Woche) bewusst begrenzen.

 

Fünftens:
Leerzeiten sinnvoll ausfüllen

Der letzte Punkt beschäftigt sich mit sogenannten Leerzeiten. Damit sind alle Zeiten gemeint, in denen man nichts tut. Typische Situationen sind Warte- oder Fahrtzeiten. Auch die letzte Viertelstunde vor der Mittagspause oder dem Feierabend wird oft einfach nur „abgesessen“.

Man könnte jetzt natürlich argumentieren, dass es ja nur ein paar Minuten sind und mit dieser Zeit eh nichts Sinnvolles anzufangen ist. Betrachtet man andererseits, welche Zeitspannen pro Woche, Monat oder Jahr zusammenkommen, kann man nicht mehr von „Peanuts“ sprechen.

Ein sehr simples Instrument hilft, diesen brachliegenden Zeitschatz zu heben. Es braucht dafür nur ein Blatt Papier – eine To-do-Liste. Wenn die Liste so angelegt wird, dass auf ihr größere Aufgaben tatsächlich in einzelne (auch kleine) Arbeitsschritte zerlegt werden, findet sich immer etwas, das auch noch in den nächsten 5 Minuten in Angriff genommen werden kann.

 

Zeitdiebe im Beruf durch Selbstanalyse bekämpfen

Die größten Erfolgsaussichten bietet ohne Zweifel die Veränderung des eigenen Verhaltens. Oft liegen die Ursachen von Zeitverschwendung in lieb gewonnenen aber kontraproduktiven Gewohnheiten. Für zeitfressende äußere Einflüsse gilt es Wege zu finden, mit diesen besser umzugehen. Die fünf vorgestellten Bereiche können als Anregung dienen, den Umgang mit Arbeitszeit zu hinterfragen.

Es ist empfehlenswert, zum Einstieg mit einem Bereich (zum Beispiel das Kommunikationsverhalten) zu beginnen. Nachdem man sein Verhalten analysiert hat, können Defizite korrigiert werden. Wenigstens eine Woche sollte man bewusst den Fokus auf einen Bereich legen, bevor man die nächste Gruppe von Zeitfressern ins Visier nimmt.

 

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