Wochen-Check: Ist-Analyse für mehr Zeit

Eine einfache und effektive Methode für mehr Zeit besteht darin, eine Woche lang alle Tätigkeiten und deren Dauer zu notieren. Dieser Wochen-Check bringt meist einige Überraschungen – und wertvolle Ansätze dafür, Zeit besser zu nutzen. Wie das alles genau funktioniert, erklärt der Beitrag.

Wochen-Check:
Ist-Analyse für mehr Zeit!

Warum sollte man eine Woche lange alle Tätigkeiten schriftlich erfassen und zudem noch die aufgewendete Zeit dokumentieren? Jeder dürfte doch dazu in der Lage sein, sich an die letzten sieben Tage zu erinnern. Auch sollte eine halbwegs klare Vorstellung davon bestehen, was wie lange gemacht wurde. In der Realität ist das jedoch nicht selten ein Trugschluss. Für eine objektive Bewertung braucht es Fakten!

Drei Schritte für mehr Transparenz und Zeit

In der Regel ist die Überraschung darüber groß, wofür man seine Zeit tatsächlich einsetzt. Eine halbwegs genaue Dokumentation bringt die notwendige Transparenz, um Optimierungs-Maßnahmen an den richtigen Stellen einzuleiten. Die folgenden Schritte erläutern das Vorgehen:

1. Man erfasst den Zeitbedarf von allen Aufgaben und Tätigkeiten. Dafür braucht es keine Stoppuhr. Unter dem Strich reichen halbwegs genaue Angaben aus. Ebenfalls ist es nicht notwendig Mini-Arbeitsschritte („Schublade auf – Schublade zu“) zu dokumentieren.
   
   Für den Anfang – und aus purem Pragmatismus heraus – empfehle ich, nur Handlungen ab einer Dauer von 15 Minuten zu erfassen. Wer es ganz genau nehmen will, kann natürlich auch Tätigkeiten mit kürzeren Zeitspannen notieren.
2. Am Ende der Woche sind die einzeln dokumentierten Aktivitäten zu analysieren und zu Gruppen zusammenzufassen. Das bringt mehr Übersicht und man kann besser erkennen, wo man nennenswert Zeit sparen kann. Beispiele dafür: Telefonzeit, E-Mail-Bearbeitung, Besprechungen, Internetkonsum, Einkäufe, Haushalt (putzen), verlegte Sachen suchen, usw.
3. Man greift nun Tätigkeiten mit hohem Zeitbedarf heraus und prüft, ob diese sich optimieren lassen.

Beispiele für Zeitersparnis durch Optimierung

• Fahrt zur Arbeit

  • Zeit wenn möglich mit Tätigkeiten nutzen, die später nicht mehr anfallen. Ideal, wenn man öffentliche Verkehrsmittel nutzt.
    
  • Stoßzeiten und Stau vermeiden; das heißt früher oder später losfahren.
    

• Telefonzeit

  • Immer daran denken, die Kommunikation zu straffen; anders ausgedrückt: Mehr Sachlichkeit und nicht ständig um den „heißen Brei“ herumreden.
    
  • Telefonate zu günstigeren Zeiten führen. Vorausgesetzt, dass die Gesprächspartner auch besser erreichbar sind.
    

• E-Mail-Bearbeitung

  • Mails gebündelt zu festgelegten Zeiten bearbeiten. Danach Finger weg vom Mailprogramm!
    
  • Effizientere Nutzung der Mailsoftware; beispielsweise indem man Shortcuts verwenden.
    
  • Ist eine Nachricht gelesen: Sofort bearbeiten (Direkt-Prinzip)! Dementsprechend kann jede Mail nur einmal Zeit kosten.
    

• Private Einkäufe

  • Erstens: Immer eine Einkaufsliste schreiben! Zweitens: diese dann nicht zuhause vergessen!!
    
  • Die Aufnahmefunktion des Smartphones für spontane „Kaufeinfälle“ („brauche Zahnseide!“) nutzen.
  • Grundbedarf immer im gleichen Markt kaufen. Infolgedessen wird man schneller fündig.
    
  • Deswegen ergibt sich ein routinierter und zügiger Einkauf.
  • Des Weiteren sollten ein bis maximal zwei Einkaufstouren pro Woche ausreichen.
    

• Obergrenze für Medienkonsum festlegen

  • App oder PC-Software zur Zeiterfassung des Medienkonsums verwenden.
  • Sat Receiver bei eBay einstellen 😉

• Routinetätigkeiten bieten ein großes Potenzial für Optimierung!

Wochen-Check alle zwei bis drei Monate

Um von der Methode wirklich zu profitieren, sollte sie in nicht zu langen Abständen immer wieder erneut durchgeführt werden. So kann man erkennen, was die Optimierungs-Maßnahmen letztendlich gebracht haben. Zudem wirkt es ungemein motivierend, wenn sich Fortschritte zeigen und man diese immer weiter ausbauen kann.