Besser mit Zeit umgehen durch die Pomodoro-Methode
Was macht eine gute Zeitmanagement-Methode aus? Sie sollte leicht zu erlernen und anwendbar sein. Keine Raketenwissenschaft sondern handfester Pragmatismus, der hinsichtlich Effizienz und Effektivität auch funktioniert. Für alle, die gerne aufschieben und regelmäßig mit ihrem Zeitmanagement auf Kriegsfuß stehen, ist dieser Beitrag geschrieben. Vorhang auf für die Pomodoro-Methode – die „Eier legende Wollmilchsau“ des kleinen Zeitmanagers!
Inhalt
Pomodoro-Methode:
Die Tomate für mehr Effizienz
Die Pomodoro-Methode wurde bereits in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt. Cirillo hat sich auf Softwareentwicklung und Consulting im Bereich der Effizienz- und Produktivitätssteigerung spezialisiert und ist somit kein unbeschriebenes Blatt.
Für alle, die nicht jede Folge des Perfekten Dinners gesehen haben: Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Cirillo benutzte nämlich anfangs einen Küchentimer in Tomatenform. Alleine deshalb muss man dem Herrn bereits einen gewissen Grad an Humor und Marketing-Instinkt zugestehen. Aber zurück zum Thema.
Die Pomodoro-Methode ist schnell erklärt. Man verwendet einen Timer, um 25-minütige Arbeitsblöcke zu bestimmen, an die sich eine kurze Pause anschließt. So ein Arbeitsabschnitt wird als Pomodoro bezeichnet. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause.
Was man braucht
Schauen wir uns die Methode etwas genauer an. Tatsächlich ist sie ein Paradebeispiel dafür, wie man mit einfachen Mitteln dafür sorgen kann, gravierende Fehler im Umgang mit Arbeitszeit zu vermeiden. Positiv formuliert: Die Methode macht sehr viele entscheidende Dinge richtig, die für effektiv-effizientes Arbeiten wichtig sind.
Tomatenform nicht notwendig – aber deutlich cooler!
Die „Pomodoro-Ausrüstung“ ist in der Tat reichlich simpel:
- Timer – es muss nicht zwingend eine Pomodoro sein 😉
- Stift
- To-do-Liste
- Blatt für Zeiterfassung
- Blatt für Notizen
Pomodoro-Methode:
Schritt für Schritt
- Man wählt eine Aufgabe aus.
Die Methode macht keine Angaben dazu, was beziehungsweise nach welchen Kriterien ausgewählt werden sollte. Mit anderen Worten: es muss bereits vorab priorisiert werden. Wenn die Wahl für eine Aufgabe getroffen wurde, erhält sie ungeteilte Aufmerksamkeit! - Der Küchentimer wird auf 25 Minuten gestellt.
In dem Moment, in dem man den Timer stellt, legt man sich selbst gegenüber einen Schwur ab: „Die nächsten 25 Minuten verwende ich ausschließlich auf diese Aufgabe. Ich werde mich nicht unterbrechen oder ablenken lassen. Ich packe das – es sind ja nur 25 Minuten!“ - Man arbeitet konzentriert 25 Minuten an der Aufgabe.
Falls die Gedanken abschweifen, wird die Konzentration wieder bewusst auf die eigentliche Tätigkeit gelenkt. Für andere wichtige Gedanken oder Aufgaben, die im Geist aufflackern, liegt das Notizblatt bereit. Dort notiert man sie und nimmt sofort die eigentliche Arbeit wieder auf. - Nachdem die Uhr geklingelt hat, wird das auf dem Zeiterfassungsblatt vermerkt.
Das bedeutet, ein ganzer ununterbrochener Pomodoro-Block wurde geschafft. - Jetzt ist Zeit für eine Pause!
An jeden Arbeitsabschnitt schließt sich eine Kurzpause von drei bis fünf Minuten an. Man sollte kurz aufstehen und, wenn möglich, den Schreibtisch verlassen. Ideal auch für Kurzentspannungstechniken. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.
Noch ein paar Details
Schnell noch einige Anmerkungen zu den genannten Punkten. Immer, wenn es um gelungenes Zeitmanagement geht, ist das Setzen von Prioritäten ein entscheidender Aspekt. Die Pomodoro-Methode hingegen setzt den Fokus auf Konzentration und anschließende Erholung. Deshalb braucht sie auch eine Aufgabenliste, sozusagen als „Zulieferer“. Insofern kann davon ausgegangen werden, dass es vor allem wichtige Aufgaben auf die Liste geschafft haben.
Es macht aber trotzdem Sinn, den Aufgaben auf der To-do-Liste bereits vorab Prioritäten zuzuweisen. Alternativ kann man sich auch zu Beginn jedes 25-Minuten-Abschnitts die Frage stellen: „Welche Aufgabe ist jetzt am Wichtigsten? Was hat den größten positiven Effekt für meine Zielerreichung?“
Auch ist klar, dass in der Regel die 25 Pomodoro-Minuten entweder zu lang oder zu kurz für die jeweils konkrete Aufgabe sind. Demzufolge tut man gut daran, die To-do-Liste so zu gestalten, dass größere Aufgaben in Teilaufgaben oder einzelne Handlungsschritte zerlegt sind. Es fördert zum einen die Motivation, wenn man Punkte als erledigt abhakt. Zum anderen fällt es leichter, den jeweiligen Zeitaufwand zu schätzen, wenn die Arbeitsschritte überschaubare Größe haben.
Ein Pomodoro ist unteilbar! Ein flüchtig aufkommender Gedanke wird, wie bereits erwähnt, auf einem Notizzettel festgehalten. Natürlich nur, wenn er wichtig ist! Größere Unterbrechungen führen zu einem Neustart der Einheit. Klingelt der Timer, ist die Arbeit sofort zu unterbrechen. Nur so kann die sehr wichtige Disziplin aufgebaut werden, Pausen auch wirklich konsequent einzuhalten.
Generell ist immer vorab der Zeitaufwand für die einzelne Aufgabe zu schätzen und dann in Form einer Nachkontrolle (wie viele Pomodori wurden tatsächlich bis zur Fertigstellung benötigt) zu überprüfen. Das schult zudem die Fähigkeit, den realen Zeitbedarf einzuschätzen.
Meine persönliche Umsetzung
Auf der im nächsten Absatz genannten Website lassen sich zwar vorgefertigte „Record Sheets“ herunterladen. Ich habe mich allerdings dazu entschlossen, eine eigene Tabelle anzufertigen, die meinen Vorstellungen eher entspricht. Ich übertrage Punkte von meiner To-do-Liste in diese Tabelle. Sind die Punkte zu umfangreich, zerlege ich sie notfalls in Teilaufgaben.
Hier kann man die Vorlage herunterladen!
Meine persönliche Umsetzung der Zeiterfassung
Die Tabelle von links nach rechts:
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In der ersten Spalte wird die Priorität eingetragen, was nichts anderes bedeutet, als die Reihenfolge für den heutigen Tag.
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Die zweite Spalte ist für die Aufgaben reserviert. Sonst nichts.
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Jetzt wird es etwas interessanter. In der Spalte „Zeiteinheiten“ sind fünf leere Kästchen. Jedes steht für eine Pomodoro-Einheit. Bei der Planung überlege ich mir vorab, wie groß der Zeitbedarf für eine Aufgabe etwa sein könnte. Gehe ich von drei Pomodori aus, ziehe ich einen Rahmen um drei Kästchen. So kann ich im Nachhinein überprüfen, inwieweit es mir gelungen ist, den Zeitbedarf einzuschätzen. Abweichungen von der Schätzung sind eine Spalte weiter (+/-) einzutragen.
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In der letzten Spalte ist zum Abhaken der erledigten Aufgaben.
- Kopf- und Fußzeile geben die Möglichkeit für Notizen, beziehungsweise wann und in welchem Kontext gearbeitet wurde.
Was die Methode leisten soll
Auf seiner Firmenhomepage verspricht Cirillo eine Reihe bemerkenswerter Effekte, die seine Methode leisten soll. Viele Menschen, so Cirillo, arbeiten nicht mit, sondern eher gegen die Zeit. Für sie ist Zeit wie ein Feind, mit dem sie in ständigem Kampf liegen. Dementsprechend führt die Pomodoro-Methode zu einer veränderten Einstellung, da man mit der Zeit arbeitet und nicht permanent gegen sie kämpft.
Auch sind die geplanten Pausen ein gutes Mittel gegen Überarbeitung und Burn-out. Zudem hält man Gesundheit und Leistungsfähigkeit auf hohem Niveau.
Ablenkungen werden, wenn sie sinnvoll sind, „ausgelagert“ indem sie auf dem Notizblatt dokumentiert werden. So wird verhindert, dass die Gedanken längere Zeit abschweifen oder noch schlimmer, man die eigentliche Aufgabe liegen lässt. Wer sich so konditioniert, steigert seine Effizienz zweifelsohne.
Ob die Methode tatsächlich so revolutionär und lebensverändernd ist, wie der Erfinder behauptet, muss jeder für sich selbst entscheiden. Zweifelsohne verhindert die Methode die grundlegenden Fehler, die Zeit kosten und fokussiertes Arbeiten verhindern.
Für wen ist die Pomodoro-Methode geeignet?
Allgemein gesagt profitieren vor allem Menschen von der Methode, die sich ihre Arbeit zu großen Teilen selbst organisieren können. Schreiber, Juristen und Studenten sind typische Beispiele. Auch wer regelmäßig von zu Hause aus (Home Office) arbeitet, hat günstige Rahmenbedingungen. Demgegenüber sind Berufe, die sich durch häufige nichtplanbare Störungen und Unterbrechungen auszeichnen, weniger oder gar nicht geeignet, um die Pomodoro-Methode erfolgreich einzusetzen.
Fazit:
minimalistisch und wirkungsvoll
Unter dem Strich kann man feststellen, dass die Pomodoro-Methode mehr ist, als nur einen Timer immer wieder auf 25 Minuten zu stellen. Sie knüpft an grundlegende Techniken des Zeitmanagements wie die To-do-Liste an. Auch Erkenntnisse der Wissenschaft sind eingeflossen.
Zum Beispiel berücksichtigt die Dauer der Pomodori die begrenzte menschliche Konzentrationsfähigkeit. Gleiches gilt für die Bedeutung von Pausen. Besonders für all jene, die sich ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen können und gerade deshalb nichts (oder zu wenig) auf die Reihe bekommen, ist die Pomodoro-Methode der ideale Einstieg in verbessertes Zeitmanagement.
Die Methode zeigt eindrucksvoll, dass es nicht kompliziert sein muss, den Umgang mit Arbeitszeit auf einen neuen Level zu bringen. Zudem hilft die Methode dabei, Zeitaufwand, Arbeitsgeschwindigkeit und Leistungsfähigkeit zunehmend besser einzuschätzen. Durch die Dokumentation von Aufgaben und benötigten Pomodori lassen sich am Ende des Tages sehr gut Bilanz und Schlüsse ziehen.
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