Zeit gewinnen mit dem Direkt-Prinzip

Was macht eine gute Methode für mehr Zeit aus? Sie sollte leicht anwendbar und am besten sofort umsetzbar sein. Und das Wichtigste: sie muss funktionieren! Jeder, der mit kleinem Zeiteinsatz viel Zeit gewinnen möchte, sollte sich deshalb den folgenden Beitrag zum Direkt-Prinzip anschauen. Wer kennt das nicht: Dinge, auf die man gerade keine rechte Lust hat und die auch nicht dringend sind, werden vor sich her geschoben. Vielleicht meldet sich kurz die Stimme des schlechten Gewissens („Warum erledigst du das nicht gleich?“), viel zu oft siegt allerdings die unmittelbare Erleichterung des Aufschiebens.

Problem:
Aufschieberitis führt zu
größerem Zeitaufwand

Nun ist es aber so, dass viele kleine aufgeschobene Tätigkeiten zu einem ernsthaften Berg Arbeit anwachsen können. Zudem riskiert man, dass Dinge einfach vergessen werden. Jeder, der gerne ungeliebte Aufgaben vor sich herschiebt, kennt zu genüge Beispiele dafür, wenn aus kleinen „Nachlässigkeiten“ großer Stress und Mehraufwand resultieren. Aufgeschobene Zahnarzt- und TÜV-Termine, sowie die auf den letzten Drücker abgegebene Steuererklärung sollen als Beispiele genügen.

Direkt-Prinzip:
wirksame Methode für mehr Zeit

Das Direkt-Prinzip besagt, dass man alle Aufgaben, die sich in einem zeitlich überschaubaren Rahmen bewegen, sofort erledigt. Punkt. Achtzig Prozent des Prinzips sind damit erklärt. Die restlichen (und nicht immer unproblematischen) zwanzig Prozent schauen wir uns auch noch an. Zuerst aber die Vorteile der Methode.

Vorteile durch Anwendung des Direkt Prinzips

• Man bekommt den Kopf frei! Aufgeschobene Aufgaben sind Belastungen! Die Gedanken schweifen immer wieder zu ihnen ab – das kostet Energie und stört die Konzentration.
• Kleine Aufgaben werden nicht unnötig zu großen Aufgaben! Je länger man Dinge aufschiebt, desto zeitaufwändiger wird ihre Bearbeitung. Ein Beispiel: Eine Mailanfrage muss beantwortet werden. Es ist sinnvoll, dies sofort zu erledigen. Die Sache ist dann geklärt und der Fragesteller wegen der schnellen Antwort doppelt zufrieden.
  Hätte man die Aufgabe in einer To-do-Liste „zwischengeparkt“ bestünde die Gefahr, dass die Bearbeitung immer weiter verschoben wird; zudem muss die Mail vor der endgültigen Bearbeitung nochmals gelesen werden. Im schlimmsten Fall erhält man eine weitere Mail als Erinnerung. Peinlich – oder?
  
• Ordnung und Übersicht in allen Bereichen! Der Schreibtisch wird ebenso freigehalten wie die Wohnung ordentlich bleibt. Keine stundenlange Suche nach Dokumenten, die aus Bequemlichkeit nicht abgelegt wurden.
• Erfolgserlebnisse und bessere Selbstorganisation stellen sich unmittelbar ein! Es ist ein gutes Gefühl, etwas erledigt zu haben und abhaken zu können. Es kann sich sogar ein „Flow-Zustand“ einstellen.

Direkt-Prinzip:
Feinheiten und Fallstricke

Aufgaben, die eintrudeln, einfach erledigen – fertig! Nein. Ganz so einfach ist es dann leider doch nicht. Um das Direkt-Prinzip klug einzusetzen, müssen wir einige zusätzliche Regeln berücksichtigen. Denn nicht jede anstehende Aufgabe ist für die Methode geeignet.

Zusätzlich können wichtige Aufgaben, die volle Konzentration erfordern, den Einsatz problematisch machen. Um das Prinzip zu verinnerlichen, muss man lernen, zügig Entscheidungen zu treffen. Schauen wir uns die Besonderheiten genauer an.

Drei Minuten müssen reichen

Ein Klassiker unter den aufgeschobenen Aufgaben: die noch nicht erledigte Steuererklärung. In den Sinn gekommen und schnell losgelegt – Direkt-Prinzip eben! Nun ja. Tatsächlich profitiert man durch das sofort Erledigen von Arbeitsschritten auch bei größeren Projekten. Allerdings nur insofern, als dass man die Vorarbeiten bereits direkt vorab erledigt hat.

Für unser Beispiel bedeutet das, alle notwendigen Belege, die sich über das Jahr ansammeln, an einem Ort abgelegt zu haben. Falls notwendig auch gleich sortiert. Es kostet dann weniger Zeit und vor allem Überwindung, die eigentliche Aufgabe (Steuererklärung) anzupacken.

Für größere Projekte ist das Direkt-Prinzip alleine wenig hilfreich. Oft lautet deshalb die Empfehlung, dass geeignete Tätigkeiten in maximal drei Minuten zu erledigen sein sollen. Weitere Fälle, in denen das Direkt-Prinzip sinnvoll ist, könnten zum Beispiel sein:

• schnell zu erledigende Telefonate
• Mails beantworten (ideal in gebündelter Bearbeitung zu festen Zeiten)
• Ablage von Dokumenten
• Dinge an ihren Platz zurück bringen
• (…)

Ausnahme:
Direkt-Prinzip nicht in Phasen
hoher Konzentration anwenden!

Angenommen, man hat sich dazu entschlossen, das Direkt-Prinzip konsequent im Beruf einzusetzen. Man ist zum Beispiel gerade dabei, einen wichtigen Geschäftsbrief zu verfassen. In dieser Situation steht plötzlich ein Kollege mit einem Software-Problem auf der Matte: „Kannst du bitte mal kurz helfen, du kennst dich doch damit so gut aus… dauert sicher nur ein paar Minuten.“

Natürlich hilft man sofort, schließlich entspricht das ja auch genau dem Rat des Direkt-Prinzips! Aber Moment mal – spart man so wirklich Zeit? Es dauert immer eine Weile, bis nach einer solchen Unterbrechung die Konzentration wieder voll hergestellt ist. Häufige Unterbrechungen führen dann zu einer Art Sägezahnmuster von Phasen hoher und niedriger Konzentration. Mit dem Effekt, dass mehr Fehler gemacht werden. Außerdem sinkt die Effizienz und der Zeitaufwand steigt.

Wenn wir mit unserer ganzen Aufmerksamkeit bei der Sache sein müssen, ist das Prinzip eher schädlich und darf nicht angewendet werden. Bei allen Aufgaben, die nur geringe Konzentration erfordern, ist es dagegen problemlos möglich, durch das Direkt-Prinzip auftretende Unterbrechungen ohne schädliche Effekte einzustreuen.

Unentschlossenheit durch
Entscheidungen bekämpfen

Egal was gerade zu tun ist oder auf welche unerwarteten Situationen man reagieren muss – Unentschlossenheit ist der größte Fehler, den man überhaupt machen kann. Ein Zeitfresser par excellence, der Entscheidungen verhindert und qualvollen Stillstand bedeutet.

Praktisch bedeutet das, bei allen Arbeiten möglichst direkt eine Entscheidung zu treffen. Im Idealfall werden alle Aufgaben direkt erledigt. Sind sie zu umfangreich, terminiert man sie und erledigt sie dann definitiv zu dem geplanten Zeitpunkt.

Fazit: Das Direkt-Prinzip stellt für alle, die gerne Tätigkeiten aufschieben, ein wertvolles Instrument für mehr Zeit und Lebensqualität dar!